Un logiciel de paie gratuit, ce que le mot recouvre.
Il existe des offres gratuites, un tableur, un essai, un dispositif de l’Urssaf. Aucune ne fait tout, et chacune se paie ailleurs. Ce que vaut chaque formule, à quel moment elle cesse de suffire, et ce que doit coûter la suite.
5 min de lectureÉcrit par l’équipe ByUsage
« Logiciel de paie gratuit » est l’une des recherches les plus fréquentes sur le sujet, et l’une des moins bien servies. Le mot gratuit y recouvre quatre choses, qui ne rendent pas le même service et ne se paient pas au même endroit. Aucune n’est une arnaque. Aucune ne fait tout.
Voici les quatre formes, ce que chacune ne fait pas, ce qu’un bulletin gratuit coûte le jour où il est faux, et ce que doit coûter la suite. Pour un premier salarié, les trois façons de tenir la paie d’une TPE prolongent cette lecture.
Quatre formes de gratuit, quatre limites
Le tableur
Comment ça marche
Un modèle de bulletin sous Excel, trouvé en ligne, avec des formules qui calculent les cotisations.
Ce qu’il ne fait pas
Ses taux datent du jour où il a été fait. Le plafond, le SMIC, la réduction générale changent en cours d’année, et rien ne vous le dira. Il ne produit aucune déclaration.
Le dispositif de l’Urssaf
Comment ça marche
Le Tese pour les entreprises qui y ont droit, le chèque emploi associatif pour les associations. L’Urssaf calcule, établit le bulletin et déclare.
Ce qu’il ne fait pas
Le service est gratuit, les cotisations restent dues. Toutes les situations n’y entrent pas, l’éligibilité se vérifie sur urssaf.fr. Ni absences, ni virements.
L’offre freemium
Comment ça marche
Gratuit jusqu’à un certain nombre de bulletins ou de salariés, payant ensuite.
Ce qu’il ne fait pas
Le prix est dans la suite, et parfois dans vos données. Lisez ce qui arrive au salarié de trop, et ce que vous exportez le jour où vous partez.
L’essai gratuit
Comment ça marche
Une période sans facture, parfois sans carte bancaire, pour tester le logiciel sur vos propres données.
Ce qu’il ne fait pas
La forme la plus utile, à condition de rejouer un mois déjà payé et de comparer les deux bulletins ligne à ligne. Une démonstration montre un cas préparé, votre mois montre le vôtre.
Ce qu’un bulletin gratuit coûte quand il est faux
Un taux périmé se paie en rappel, majoré. Un minimum conventionnel non appliqué se réclame sur trois ans, avec les cotisations. Une déclaration fausse se corrige le mois suivant, et revient tant que la fiche n’est pas corrigée. Aucune de ces sommes n’apparaît sur le prix du logiciel.
C’est pourquoi savoir lire un bulletin de paie rubrique par rubrique vaut plus que n’importe quel outil gratuit, et que retrouver sa convention collective et son IDCC est la première chose à faire avant d’ouvrir un tableur.
Le gratuit qui vaut est celui dont on sait à l’avance ce qu’il ne fait pas.
La suite se calcule comme n’importe quelle offre. Le coût par salarié et par mois, sur votre effectif réel, part fixe et options comprises. Et un prix à l’usage réel, sans part fixe garde à une entreprise de deux personnes une facture de deux personnes.
ByUsage Pay est un logiciel de paie dont le premier mois est offert, sur vos vraies données et sans carte bancaire, jusqu’au premier du mois qui suit le mois prochain. Ensuite, la suite coûte dix euros par personne et par mois hors taxes, règles à jour et DSN comprises, sans part fixe et sans engagement. Le produit n’est pas encore ouvert. Ce paragraphe décrit ce qu’il sera.
Les questions qui reviennent
- Existe-t-il un logiciel de paie entièrement gratuit ?
- Pas pour toute une année et toutes les situations. Le Tese de l’Urssaf est gratuit et sérieux pour les entreprises qui y ont droit, mais il ne fait que calculer et déclarer. Les logiciels dits gratuits sont des essais ou des offres limitées. Le seul gratuit sans limite est le tableur, et c’est lui qui coûte le plus cher quand il se trompe.
- Peut-on faire une fiche de paie sur Excel ?
- On peut faire un document qui y ressemble. On ne peut pas suivre les taux qui changent, appliquer la convention collective, ni produire la DSN que l’employeur dépose chaque mois. Un bulletin sous Excel est une pièce à vérifier ligne à ligne, pas un bulletin.
- Le Tese est-il vraiment gratuit ?
- Le service l’est. Les cotisations restent dues, comme avec n’importe quel outil. Ce que vous ne payez pas, c’est le calcul et la déclaration. Ce que vous n’avez pas, c’est le reste, calendrier, virement, espace du salarié.
- Que vérifier pendant un essai gratuit ?
- Que la convention collective retrouvée est la bonne. Que le bulletin d’un mois déjà payé sort au centime, ou que chaque écart s’explique. Que la DSN sort du logiciel, contrôlée. Et ce que vous pourrez exporter si vous n’allez pas plus loin.
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