Externaliser la paie, ou la faire soi-même.

C’est ce que l’externalisation classique ne voit pas. Le mois se déroule dans un tableur, ou dans une suite de messages. Quelqu’un le récapitule et l’envoie au cabinet. Une autre personne le ressaisit dans son propre outil. La donnée est écrite deux fois, elle voyage sans structure, et chaque recopie est une occasion de se tromper.

Le coût de cette ressaisie n’apparaît sur aucune facture. Il se lit dans le temps passé par la personne qui rassemble les variables. Dans les allers-retours du 25 au 31. Et dans les bulletins de régularisation du mois suivant. Sur une entreprise de quinze salariés, ce sont facilement plusieurs heures par mois. À comparer au prix du bulletin, qui, lui, est affiché.

C’est aussi pourquoi un logiciel où le salarié déclare lui-même son absence depuis son téléphone change le calcul plus que le prix unitaire. La variable est saisie une seule fois, par celui qui la connaît. Elle arrive dans la paie sans repasser par une boîte aux lettres.

Comparer un prix au bulletin avec un abonnement mensuel n’a aucun sens tant que les deux ne couvrent pas le même périmètre. La méthode est la même que pour lire une grille tarifaire de logiciel de paie, étendue au temps que vous y passez.

1. Comptez vos bulletins réels sur douze mois, régularisations, soldes de tout compte et rappels compris. C’est ce nombre-là qu’un cabinet facture, pas votre effectif moyen.
2. Ajoutez ce qui se facture à l’acte. Une attestation employeur, un solde de tout compte, une DSN événementielle, une reprise en cours d’exercice.
3. Chiffrez le temps interne au coût horaire chargé de la personne qui s’en occupe. Celui de la collecte des variables, et celui des allers-retours de fin de mois.
4. Ajoutez le coût du délai. Une paie bouclée le 2 et une paie bouclée le 28 du mois précédent ne laissent pas la même marge pour corriger. Et les corrections se paient en bulletins supplémentaires.
5. Divisez le total par le nombre de mois-salariés. Vous obtenez un coût par salarié et par mois, tout compris, qui se compare enfin d’un montage à l’autre.

Refaites l’exercice avec trois salariés de plus. C’est là que les montages se séparent. Le cabinet facture linéairement. Les offres logicielles à part fixe s’amortissent d’un coup. Les forfaits par tranche font un bond au franchissement du seuil.

Reprendre la paie en interne est parfois une mauvaise idée. Autant le dire. Gardez un professionnel en face dans quatre cas. Plusieurs conventions collectives. Du personnel détaché. Des régimes d’équivalence. Ou un dirigeant qui n’a personne à qui confier le sujet.

Le conseil social entre aussi dans la balance. Un cabinet répond à une question sur une rupture conventionnelle, sur un licenciement pour inaptitude ou sur la rédaction d’un avenant. Un logiciel ne le fait pas, et prétendre le contraire relèverait d’une activité réglementée qu’un éditeur n’exerce pas. Ce sont deux métiers distincts, et c’est très bien ainsi.

Le montage qui gagne du terrain n’est d’ailleurs ni l’un ni l’autre. L’entreprise produit ses bulletins et dépose ses déclarations avec un logiciel de paie. Elle garde son cabinet pour la comptabilité générale, les comptes annuels et les questions sociales. Le cabinet reçoit les écritures de paie dans un format qu’il intègre directement, et cesse de retaper des heures supplémentaires. Il perd la saisie et garde son métier.

Une reprise en interne se joue sur trois points, et aucun n’est le prix. D’abord la reprise des cumuls et des compteurs de congés, sans laquelle aucun basculement en cours d’exercice n’est sérieux. Ensuite la production du premier bulletin, qui doit être comparé ligne à ligne au dernier bulletin de l’ancien prestataire avant que quoi que ce soit ne parte. Enfin le dépôt réel de la déclaration, et non sa seule génération. Ce qui distingue une DSN déposée d’une DSN produite est la différence entre un outil qui vous rend la déclaration faite et un outil qui vous laisse un fichier sur les bras.

Le reste tient à la lecture du document lui-même. Un dirigeant qui sait lire un bulletin de paie rubrique par rubrique repère une anomalie en deux minutes, quel que soit le montage qu’il a choisi. C’est la compétence la plus rentable du lot, et la seule qui ne s’achète pas. Le tarif de ByUsage Pay est publié pour que ce calcul se fasse sans devis, à 10 € hors taxes par salarié et par mois, la mise à jour de la convention collective et le dépôt de la DSN compris. C’est un prix à l’usage réel, sans part fixe ni engagement, donc un coût qui suit votre effectif dans les deux sens.

Si le choix se porte sur le logiciel, la bascule se prépare en huit étapes et se vérifie sur un mois déjà payé, rejoué dans le nouvel outil.