Externaliser la paie, ou la faire soi-même.

Dans une paie externalisée, le mois se passe dans un tableur ou dans des messages. Quelqu’un le récapitule et l’envoie au cabinet. Une autre personne le ressaisit dans son outil. Chaque information est donc écrite deux fois, et chaque recopie est une occasion de se tromper.

Le coût de cette ressaisie n’apparaît sur aucune facture. Il se mesure au temps de la personne qui rassemble les absences et les heures, aux allers-retours du 25 au 31, aux corrections du mois suivant. À quinze salariés, ce sont plusieurs heures par mois. Comparez-les au prix du bulletin, qui, lui, est affiché.

C’est pourquoi un logiciel où chaque salarié déclare lui-même ses absences pèse plus dans la comparaison que le prix unitaire. L’absence est saisie une fois, par celui qui la connaît. Elle arrive dans la paie sans passer par un courriel.

Un prix au bulletin et un abonnement ne se comparent que s’ils couvrent les mêmes tâches. La méthode est celle qui sert à lire une grille tarifaire de logiciel de paie, en ajoutant le temps que vous y passez.

1. Comptez vos bulletins réels sur douze mois, corrections, soldes de tout compte et rappels de salaire compris. C’est ce nombre qu’un cabinet facture, pas votre effectif moyen.
2. Ajoutez ce qui se facture à l’acte, comme une attestation employeur, un solde de tout compte, une DSN événementielle pour un arrêt ou un départ, ou une reprise de dossier en cours d’année.
3. Chiffrez le temps passé en interne à rassembler les variables et à régler les allers-retours de fin de mois, au coût horaire de la personne qui s’en occupe, cotisations comprises.
4. Ajoutez le coût du délai. Une paie bouclée le 2 et une paie bouclée le 28 ne laissent pas la même marge pour corriger. Chaque correction se paie ensuite en bulletins supplémentaires.
5. Divisez par le nombre de mois-salariés, douze pour un salarié présent toute l’année. Vous obtenez un coût par salarié et par mois, tout compris, qui se compare enfin d’un montage à l’autre.

Refaites l’exercice avec trois salariés de plus. C’est là que les montages se séparent. Le cabinet facture chaque bulletin de plus au même prix. Une part fixe, due quel que soit l’effectif, pèse moins lourd par salarié. Un forfait par tranche, un prix fixe pour une plage d’effectif, saute au palier suivant dès que vous passez le seuil.

Reprendre la paie en interne est parfois une mauvaise idée. Gardez un professionnel si plusieurs conventions collectives s’appliquent chez vous, ou si vous avez des salariés détachés dans un autre pays. Gardez-le aussi si vos horaires relèvent d’un régime d’équivalence, où une présence plus longue que la durée légale compte comme la durée légale. Et gardez-le si personne dans l’entreprise ne peut prendre le sujet.

Le conseil en droit du travail pèse aussi. Un cabinet vous répond sur une rupture conventionnelle, un licenciement pour inaptitude ou un avenant au contrat de travail. Un logiciel ne le fait pas. Ce conseil est une activité réglementée, qu’un éditeur de logiciel n’exerce pas.

Un troisième montage combine les deux. Vous produisez les bulletins et les déclarations avec un logiciel, et votre cabinet garde la comptabilité, les comptes annuels et les questions de droit du travail. Il reçoit le journal de paie, les écritures comptables du mois, et l’intègre sans rien retaper. Il perd la saisie et garde son métier. Un logiciel de paie partagé avec son expert-comptable tient ainsi un seul dossier à deux.

Reprendre la paie en interne se joue sur trois points, et aucun n’est le prix. D’abord, les cumuls et les compteurs de congés doivent être repris. Les cumuls sont les totaux de salaire et de cotisations depuis janvier. Sans eux, un changement en cours d’année ne tient pas. Ensuite, le premier bulletin se compare ligne à ligne au dernier de l’ancien prestataire, avant que rien ne parte. Enfin, il faut savoir qui contrôle la déclaration avant l’échéance, qui la dépose et qui lit les retours. Ce qui distingue une DSN déposée d’une DSN produite explique ce que chacun de ces gestes engage.

Le reste tient à votre lecture du bulletin. Un dirigeant qui sait lire un bulletin de paie rubrique par rubrique repère une anomalie en deux minutes. Aucun montage ne le dispense de cette relecture.

Le tarif de Payroll est publié, pour que ce calcul se fasse sans devis. Il est de 10 € hors taxes par siège et par mois, mise à jour des règles et DSN comprises. Chaque personne présente dans l’entreprise occupe un siège. C’est un prix à l’usage réel, sans part fixe ni engagement. Votre facture suit donc votre effectif, à la hausse comme à la baisse.

Si le choix se porte sur le logiciel, la bascule se prépare en huit étapes. Elle se vérifie sur un mois déjà payé, rejoué dans le nouvel outil. C’est ce que permet un logiciel de paie en ligne comme Payroll, gratuitement jusqu’à la fin du mois prochain, sur vos vraies données et sans carte bancaire.