La convention collective et son IDCC, comment les trouver.

Le code APE, aussi appelé code NAF, est le code d’activité que l’Insee attribue à chaque entreprise pour ses statistiques. Il n’a aucune valeur juridique pour désigner une convention. Les juges le prennent comme un indice, jamais comme une preuve. Une entreprise qui applique la mauvaise convention ne peut pas s’abriter derrière son code APE.

Le critère est l’activité principale réellement exercée. Quand il y en a plusieurs, on retient celle qui pèse le plus, en chiffre d’affaires pour une activité commerciale, en effectif pour une activité industrielle. Un établissement dont l’activité diffère nettement de celle du siège peut relever d’une autre convention. Cela arrive quand une entreprise ouvre un site de production, ou une filiale dans un autre métier.

Reste l’application volontaire. Un employeur qui mentionne une convention sur ses bulletins et en applique les règles doit la respecter, même s’il n’y était pas tenu. Il ne peut plus l’abandonner sans la dénoncer, c’est-à-dire sans y renoncer par une procédure en bonne et due forme. Choisir une convention au hasard pour faire tourner un logiciel vous engage donc.

L’IDCC est l’identifiant de convention collective, un numéro à quatre chiffres attribué par le ministère du Travail. On l’utilise partout où la convention doit être désignée sans erreur possible. Deux conventions peuvent avoir des noms presque identiques, jamais le même numéro.

• Sur le bulletin de paie, où l’intitulé de la convention est une mention obligatoire
• Dans le contrat de travail et dans la notice remise à l’embauche
• Sur Légifrance, qui publie le texte à jour de chaque convention, avenants compris
• Dans le fichier de data.gouv qui relie chaque SIRET, le numéro d’un établissement, à son IDCC
• Dans la DSN, la déclaration sociale mensuelle, qui porte l’identifiant de chaque contrat

L’écart entre 390 conventions et 738 identifiants déclarés a une cause simple. Des entreprises continuent de déclarer des textes anciens, des conventions régionales et des accords qui ne sont plus mis à jour. Un logiciel de paie doit donc accepter un IDCC même quand il ne sait pas le nommer.

Entre la loi et la convention, la règle la plus favorable au salarié l’emporte. Un minimum de la convention tombé sous le SMIC ne s’applique donc plus. C’est le SMIC qui vaut, jusqu’à ce que la branche renégocie sa grille. Toutes ces règles se retrouvent sur le bulletin, comme le montre la lecture d’un bulletin de paie rubrique par rubrique. La convention décide aussi de l’organisation du temps de travail. C’est un accord collectif qui autorise le forfait annuel en jours et le décompte qu’il impose.

Un accord de branche ne s’impose d’abord qu’aux entreprises membres des organisations patronales qui l’ont signé. Il s’étend à toutes les entreprises du secteur quand le ministère publie un arrêté d’extension au Journal officiel. Plusieurs mois passent souvent entre la signature et l’extension. Pendant ce temps, deux entreprises du même secteur n’ont pas les mêmes obligations.

Le piège est ailleurs. Un avenant peut prendre effet avant son extension. C’est le cas courant quand une branche relève ses salaires minimums. L’entreprise doit alors payer la différence sur des mois déjà déclarés, puis corriger les cotisations et les déclarations de ces mois.

Suivre ces textes est un travail permanent, pas une mise à jour annuelle. Il faut lire chaque avenant, savoir s’il concerne votre IDCC, en tirer les nouveaux montants et les appliquer à la bonne date. Ce suivi est ce que vous achetez avec un logiciel de paie. Il est pourtant souvent vendu en option, ou laissé flou. Comment lire une grille tarifaire de logiciel de paie montre où il se cache dans les devis.

La mise à jour de la convention collective est le deuxième des sept critères à vérifier avant de choisir un logiciel de paie, juste après le dépôt de la déclaration.

L’identifiant part chaque mois dans la DSN, pour chaque contrat. Un code périmé ou inexistant fait partie des anomalies courantes au dépôt. Il se corrige dans la fiche du salarié, pas dans la déclaration, sinon l’erreur revient le mois suivant. Ce que transporte la DSN mensuelle et comment elle est contrôlée explique pourquoi une seule donnée fausse se retrouve chez tous les organismes à la fois.

Côté calcul, les effets sont plus discrets. Un minimum non appliqué ne déclenche aucune alerte, et le salarié sous-payé ne s’en aperçoit pas toujours. Il peut pourtant réclamer la différence sur trois ans, et l’entreprise paie en plus les cotisations sur ces sommes. C’est pourquoi la convention est la première chose à vérifier quand vous reprenez une paie, avant même les cumuls, c’est-à-dire les totaux de l’année déjà versés.

Payroll est un logiciel de paie qui retrouve votre convention collective depuis le SIRET, et il porte son IDCC sur chaque bulletin. Six familles de conventions sont calculées avec leurs propres règles, hôtels-cafés-restaurants, bâtiment, sport, expertise comptable, optique et prestataires de services du tertiaire. Pour les autres, le calcul applique le droit commun, c’est-à-dire les règles de la loi. La convention reste nommée sur le bulletin, et vous saisissez vous-même ce qu’elle ajoute. Ce partage est écrit dans les conditions générales, et la mise à jour des règles est comprise dans le prix.