Le forfait jours et le décompte que la loi impose.

Un accord collectif qui l’autorise. Un forfait en jours ne se décide pas dans un contrat de travail seul. Il faut un accord d’entreprise ou, à défaut, un accord de branche, qui désigne les catégories de salariés concernées, la période de référence, le nombre de jours et les modalités de suivi de la charge. C’est l’un des endroits où la convention collective décide à la place de l’employeur.

Une convention individuelle écrite. L’accord collectif ne suffit pas. Chaque salarié concerné doit avoir accepté par écrit, dans son contrat ou par avenant.

Une autonomie réelle. Le forfait jours vise les cadres qui organisent librement leur emploi du temps et ne suivent pas l’horaire collectif, ainsi que les salariés dont la durée du travail ne peut être prédéterminée. Un salarié dont les horaires sont fixés par son responsable n’est pas autonome, quel que soit son titre.

Le code du travail est bref sur son contenu, ce qui laisse une marge. La jurisprudence, elle, regarde toujours les mêmes choses.

• La date de chaque journée ou demi-journée travaillée.
• Le nombre total de journées travaillées sur la période.
• La qualification des jours non travaillés, repos hebdomadaire, congés payés, congés conventionnels ou jours de repos du forfait.
• Le cumul depuis le début de la période de référence, pour voir venir le plafond.

Une grille mensuelle d’une page, une ligne par jour, une quantité en journée ou en demi-journée et un motif pour chaque jour non travaillé répond à ces quatre points. C’est exactement la structure d’un compte rendu d’activité, au destinataire près.

Le nombre de jours de repos d’un forfait n’est pas une donnée du contrat. C’est un reste, recalculé chaque année. On part des jours ouvrés de l’année, on retire les vingt-cinq jours de congés payés, et l’on compare au plafond du forfait. La différence est le nombre de jours de repos à poser.

Deux jours d’écart d’une année sur l’autre, sans qu’aucun texte n’ait changé. La cause est ailleurs, dans le calendrier. Les jours fériés qui tombent un samedi ou un dimanche sont perdus, et leur nombre varie chaque année. Un accord d’entreprise qui fige le nombre de jours de repos dans son texte se trompe donc une année sur deux.

C’est la sanction constante des tribunaux, et elle ne dépend pas de la bonne foi de l’employeur. Ce n’est pas le dépassement des 218 jours qui se sanctionne le plus souvent, c’est l’absence de suivi. Une entreprise qui ne peut produire aucun décompte se retrouve à devoir prouver l’absence d’heures supplémentaires pour des années entières, ce qu’elle ne peut pas faire.

Le remède est modeste. Un relevé mensuel par salarié, daté, avec les journées travaillées, les jours de repos qualifiés et un cumul. Douze pages par an et par personne, conservées trois ans.

Un consultant en régie au forfait jours produit les deux. Le même mois, les mêmes journées, deux documents et deux destinataires. Les confondre expose des informations contractuelles au client, ou prive l’entreprise de la pièce qu’un contrôle lui demandera. Les tenir séparés ne coûte rien puisque la grille est la même, et c’est ce que rappelle la distinction entre jours vendus et temps de travail.

ByUsage Sheet produit cette grille mensuelle, une page par personne, avec les journées datées, les demi-journées, les motifs de chaque jour non travaillé et un total. Le document sort en PDF, donc figé et daté, ce qu’un tableur partagé ne sera jamais. Pour un salarié en heures, en revanche, le décompte reste horaire, et ce qui sépare la feuille de temps du compte rendu explique pourquoi les deux documents ne se remplacent pas.