Sheet
Présence, absence, autre présence, demi-journées, week-ends, jours fériés. Chaque journée a sa place dans le CRA. Remplie dans l’ordre, la grille donne un total juste, celui qui sera facturé.
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Remplir un compte rendu d’activité prend quelques minutes quand le document est bien fait, et une demi-heure quand il ne l’est pas. La différence tient à ce que l’outil calcule à votre place, et à ce qu’il vous laisse faire à la main.
Voici la méthode, dans l’ordre. Elle part d’un document correct, celui que décrit un modèle de CRA à remplir. Si vous découvrez le sujet, commencez par ce qu’un compte rendu d’activité prouve. La méthode vaut pour un consultant placé en mission, pour un manager qui rend les mois de toute une équipe, comme pour un freelance qui rend son CRA à son client.
Étape 1
01
Le mois se choisit une fois, et tout en découle. La grille doit porter le mois réel, ses jours et ses jours de semaine. Sinon vous reportez des lignes d’un mois sur l’autre, et l’erreur passe jusqu’à la facture.
Un mois de trente et un jours qui commence un samedi n’a pas le même nombre de jours ouvrés qu’un mois de trente jours qui commence un mardi. C’est la première chose que le document calcule pour vous.
Étape 2
02
Dans la plupart des conventions, onze jours fériés sont chômés, le 1er janvier, le lundi de Pâques, le 1er mai, le 8 mai, l’Ascension, le lundi de Pentecôte, le 14 juillet, le 15 août, le 1er novembre, le 11 novembre et le 25 décembre.
Trois d’entre eux se déplacent chaque année avec la date de Pâques. Une table de fériés recopiée dans un tableur est donc fausse dès l’année suivante. Le calcul revient à l’outil, pas au fichier de l’an dernier.
Un férié qui tombe un samedi ou un dimanche se confond avec le week-end. Il ne retire aucun jour ouvré au mois.
Étape 3
03
Une journée vaut 1, 0,5 ou 0, et rien d’autre. Les quarts de journée et les heures relèvent d’une feuille de temps, qui est un autre document.
Une journée coupée en deux se pose en deux fois, une demi-journée de présence et une demi-journée d’absence avec son motif, chacune dans sa colonne. Le total du jour vaut 1.
Étape 4
04
La présence est la seule colonne facturable. Elle alimente le nombre de jours à facturer, et c’est elle que votre client lit.
L’absence porte les motifs classiques, congés, RTT, maladie, événement familial. Elle ne se facture pas, mais elle doit apparaître. Cinq jours manquants sans explication déclenchent toujours une question.
L’autre présence est la colonne que beaucoup de modèles oublient. Elle porte le temps travaillé mais non facturé, comme l’inter-mission, la formation interne ou la visite médicale. La distinguer de l’absence évite de faire passer un consultant en formation pour un consultant en congés.
Étape 5
05
Deux chiffres se lisent ensemble. Les jours ouvrés du mois viennent du calendrier. Les jours à facturer viennent de votre déclaration. L’écart doit s’expliquer par les absences et les autres présences posées.
S’il ne s’explique pas, il manque des journées. Un bon outil vous le dit avant le téléchargement, en indiquant combien de jours restent à poser.
Étape 6
06
Le compte rendu se signe deux fois. L’intervenant signe d’abord, à la date où il le remplit. Le client signe ensuite, souvent avec le cachet de l’entreprise. Sa signature fait de votre déclaration une pièce qui l’engage.
Le format compte. Un PDF d’une page se relit, s’archive et se joint à une facture. Une capture d’écran se perd, et sa date ne vaut rien.
Compter les fériés comme des jours ouvrés. Le mois paraît complet, le total dépasse d’une ou deux journées, et le client refuse la facture. L’erreur vient presque toujours d’un calendrier recopié à la main. Le décompte des jours ouvrés mois par mois vous évite de le retaper.
Confondre absence et autre présence. Une semaine de formation déclarée en congés fausse le solde du salarié et laisse croire qu’il n’a pas travaillé. L’autre présence existe pour cette raison. Le tri complet des motifs se trouve dans les absences dans le CRA et leurs codes, avec ceux qui sortent du total facturable.
Rendre le document sans signature. Un compte rendu non signé n’engage personne. Le client le renvoie, et la facture attend. Or le délai de paiement ne court qu’à partir de la facture. Avant de demander sa signature à un client, sachez ce que signer un CRA engage vraiment.
Vous pouvez vérifier la méthode sur un mois complet, avec ses congés, sa demi-journée et son férié, dans un exemple de CRA rempli. Pour ne plus recompter, passez par le générateur de CRA Sheet. Il ouvre le mois en cours, ses jours ouvrés déjà comptés. Un clic pose une journée, un deuxième une demi-journée, et le PDF sort prêt à signer. Le générateur est gratuit, sans compte, et la saisie ne quitte pas votre navigateur.
Sheet est gratuit et sans compte. Le mois est déjà ouvert, ses jours ouvrés déjà comptés. Vous remplissez, vous téléchargez.
Le dossier compte rendu d’activité
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