ByUsage Sheet

Comment remplir un CRA, ligne par ligne.

Présence, absence, autre présence, demi-journées, week-ends et jours fériés. La méthode pour remplir un CRA sans erreur. Et pour que le total soit celui qui sera facturé.

21 août 20267 min de lectureÉcrit par l’équipe ByUsage

Remplir un compte rendu d’activité prend quelques minutes quand le document est bien fait. Une demi-heure quand il ne l’est pas. La différence ne tient pas à la difficulté de l’exercice. Elle tient à ce que l’outil calcule à votre place, et à ce qu’il vous laisse faire à la main.

Voici la méthode, dans l’ordre où elle se pratique. Elle suppose un document déjà correct, celui que décrit un modèle de CRA à remplir, et elle suppose surtout de savoir ce qu’un compte rendu d’activité prouve, et elle vaut pour un consultant en régie, pour un manager qui rend les mois de toute une équipe comme pour un indépendant qui rend le sien à son client.

Étape 1

Ouvrir le bon mois avant de poser quoi que ce soit

Le mois se choisit une fois, et tout en découle. La grille doit se générer sur le mois réel, avec le bon nombre de jours et les bons jours de semaine. Sinon vous reportez des lignes d’un mois sur l’autre, et l’erreur passe inaperçue jusqu’à la facture.

Un mois de trente et un jours qui commence un samedi n’a pas le même nombre de jours ouvrés qu’un mois de trente jours qui commence un mardi. C’est la première chose que le document doit calculer pour vous, avant même que vous ne posiez une journée.

Étape 2

Écarter les week-ends et les onze jours fériés

En France, onze jours fériés sont chômés dans la plupart des conventions. Le 1er janvier, le lundi de Pâques, le 1er mai, le 8 mai, l’Ascension, le lundi de Pentecôte, le 14 juillet, le 15 août, le 1er novembre, le 11 novembre et le 25 décembre.

Trois d’entre eux se déplacent chaque année parce qu’ils dépendent de la date de Pâques, qui est mobile. C’est la raison pour laquelle une table de fériés recopiée dans un tableur est fausse dès l’année suivante. Le calcul doit être fait par l’outil, pas repris d’un fichier de l’an dernier.

Un jour férié tombant un samedi ou un dimanche ne rajoute pas de jour chômé. Il disparaît simplement dans le week-end, et le décompte des jours ouvrés en tient compte tout seul.

Étape 3

Poser chaque journée en 0, une demi ou une journée entière

Une journée de mission se compte en trois valeurs et pas une de plus. Zéro quand rien n’a été fait, 0,5 pour une demi-journée, 1 pour une journée entière. Tout le reste ne se règle pas dans un compte rendu d’activité. Les quarts de journée, les heures posées à la volée, c’est du suivi de temps. Un autre métier.

Une journée coupée en deux se pose en deux fois. Une demi-journée de présence et une demi-journée d’absence, chacune dans sa colonne, avec son motif. Le total du jour vaut 1 et le document reste juste.

Étape 4

Choisir la bonne colonne, c’est là que tout se joue

La présence est la seule colonne facturable. C’est elle et elle seule qui alimente le nombre de jours à facturer, donc c’est elle que votre donneur d’ordre lira.

L’absence porte les motifs classiques, congés payés, RTT, maladie, événement familial. Elle ne se facture pas. Elle doit apparaître quand même. Un mois où il manque cinq jours sans explication déclenche toujours une question.

L’autre présence est la colonne que la plupart des modèles oublient. C’est du temps travaillé mais non facturé au client, l’inter-mission, la formation interne, la visite médicale. La distinguer de l’absence évite de faire passer un consultant en formation pour un consultant en congés.

Étape 5

Vérifier le total avant de signer

Deux chiffres se lisent ensemble. Le nombre de jours ouvrés du mois, une donnée du calendrier. Et le nombre de jours à facturer, votre déclaration. L’écart entre les deux doit s’expliquer par les absences et les autres présences que vous avez posées.

Si l’écart ne s’explique pas, il manque des journées. Un bon outil vous le dit avant que vous ne téléchargiez, en indiquant combien de jours ouvrés restent à poser.

Étape 6

Signer, faire signer, remettre

Le compte rendu se signe deux fois. L’intervenant d’abord, à la date où il le remplit, le client ensuite, souvent avec le cachet de l’entreprise. La signature du client est ce qui transforme une déclaration en pièce justificative opposable.

Le format compte. Un PDF d’une page se relit, s’archive et se joint à une facture. Une photo de tableur ou une capture d’écran se perd, et son horodatage ne vaut rien.

Les trois erreurs qui reviennent tout le temps

Compter les fériés comme des jours ouvrés. Le mois paraît complet, le total est supérieur d’une ou deux journées, et le client refuse la facture. C’est l’erreur la plus fréquente, et la plus simple à supprimer, puisqu’elle vient toujours d’un calendrier recopié à la main. Le décompte des jours ouvrés mois par mois évite d’avoir à le retaper.

Confondre absence et autre présence. Une semaine de formation interne déclarée en congés fausse le solde de congés du salarié. Et donne une image inexacte de son activité. La colonne existe pour cette raison, et le tri complet des motifs et de leurs codes dit lesquels sortent du total facturable.

Rendre le document sans signature. Un compte rendu non signé n’engage personne. Il repart, il attend. Le délai de paiement court à partir de la facture, pas du jour où vous avez rempli la grille, et ce que la signature engage vraiment mérite d’être su avant de la demander à un client.

La méthode se vérifie sur un mois complet. Un exemple entier, avec ses congés, sa demi-journée et son jour férié, est publié dans cet exemple de CRA rempli. Et pour ne plus recompter, le générateur de CRA ByUsage Sheet ouvre le mois courant avec ses jours ouvrés déjà décomptés, accepte la demi-journée en un geste et sort un PDF prêt à signer. C’est gratuit, sans compte, et la saisie ne quitte pas votre navigateur.

Le compte rendu de toute votre équipe, en PDF prêt à signer.

ByUsage Sheet est gratuit, sans compte et sans installation. Le mois courant est déjà ouvert. Ses jours ouvrés sont déjà comptés.

Ouvrir l’outil Voir ByUsage Sheet