Quand changer de logiciel de paie ?

Le premier janvier est le moment le plus simple, parce que les cumuls repartent de zéro. Une bascule en cours d’année reste possible et se pratique couramment, à condition de reprendre les cumuls de l’exercice, les congés et l’historique des déclarations déjà déposées.

Que faut-il récupérer de l’ancien logiciel ?

Les bulletins émis, le journal de paie, les cumuls par salarié, les soldes de congés, les contrats et les DSN déposées avec leurs accusés de réception. Demandez cet export pendant que l’accès est encore ouvert, avant de notifier la résiliation.

Combien de temps prend une migration de paie ?

Pour une entreprise de moins de cinquante salariés, la reprise se fait en quelques heures et la vérification en un mois de paie rejoué. Ce qui prend du temps n’est pas la saisie, c’est la comparaison ligne à ligne du bulletin témoin et la levée des écarts.

Faut-il payer deux logiciels pendant la bascule ?

Un mois de recouvrement est confortable, le temps de rejouer le mois précédent et de comparer. Avec un abonnement sans engagement, ce chevauchement coûte un mois. Avec un engagement annuel, il peut coûter le reste du contrat, ce qui est une raison de vérifier la durée avant de signer.

ByUsage Pay

Changer de logiciel de paie, la reprise mois par mois.

Le bon moment pour basculer, les données à sortir avant de partir, les cumuls qui doivent suivre et le premier bulletin à comparer ligne à ligne. La migration en huit étapes, sans mois blanc et sans double saisie.

1 septembre 20269 min de lectureÉcrit par l’équipe ByUsage

Changer de logiciel de paie fait peur pour une bonne raison. La paie est le seul processus de l’entreprise qui tombe tous les mois, à date fixe, et dont l’erreur se voit immédiatement sur le compte en banque de quelqu’un.

La bascule se passe bien quand elle est faite dans l’ordre. Voici les huit étapes, ce qu’il faut sortir de l’ancien outil avant de partir, et le test qui décide vraiment, rejouer un mois déjà payé et comparer les deux bulletins.

La migration en huit étapes

Choisir la date de bascule

Le premier janvier est le plus simple, les cumuls repartent de zéro. Le reste de l’année marche aussi, à condition de reprendre les cumuls de l’exercice. Évitez le mois d’une échéance lourde et le mois des soldes de tout compte de l’été.

Sortir vos données avant de résilier

Demandez l’export complet tant que votre accès est ouvert. Une fois la résiliation notifiée, les délais se raccourcissent et le ton change. Gardez les fichiers hors de l’ancien outil.

Reprendre les salariés et les contrats

État civil, adresse, numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires, date d’entrée, qualification, coefficient, durée du travail. C’est la base sur laquelle tout le reste se calcule.

Reprendre les cumuls

Bruts, nets imposables, cotisations, plafonds, prélèvement à la source, congés acquis et pris. Sans eux, les tranches et les plafonds annuels sont faux dès le premier bulletin.

Rejouer le mois précédent

Faites produire par le nouveau logiciel le dernier bulletin déjà payé, sans le remettre au salarié. C’est le seul test qui vaut, il compare deux résultats sur les mêmes données.

Comparer ligne à ligne

Brut, cotisations, net imposable, net à payer, coût employeur. Un écart d’un euro se comprend avant de basculer, jamais après. La convention collective et les primes expliquent la plupart des écarts.

Déclarer le mois de bascule

Un seul logiciel dépose la déclaration du mois. Décidez lequel, notez le, et vérifiez que l’accusé de réception revient. C’est là que se fabriquent les doubles dépôts.

Garder l’ancien en lecture

Gardez un accès ou un export figé de l’ancien outil le temps du contrôle. Vous en aurez besoin le jour où une régularisation portera sur un mois d’avant la bascule.

Ce qu’il faut sortir avant de partir

Vos données de paie vous appartiennent. Elles ne sortent pourtant pas toujours d’un clic, et la facilité de sortie se vérifie avant d’entrer, pas le jour du départ.

Les bulletins émis: Tous, en PDF, sur toute la durée de conservation. Ils vous seront demandés en cas de contrôle et par les salariés eux mêmes.
Le journal de paie: Le détail comptable de chaque mois, celui qui a servi aux écritures. Il fait le lien entre la paie et la comptabilité.
Les cumuls par salarié: Le tableau qui porte les bruts, les nets imposables, les bases de cotisations et les plafonds atteints depuis le début de l’exercice.
Les congés: Acquis, pris, restants, avec la période de référence. C’est le solde que vos salariés connaissent par cœur et qu’ils vérifieront.
Les déclarations déposées: Les DSN du dernier exercice et leurs accusés de réception. La preuve que le mois est parti et qu’il a été accepté.

Le seul test qui vaut est un mois déjà payé, rejoué dans le nouveau logiciel.

Une démonstration montre un cas préparé. Votre mois de juin montre vos primes, votre convention, vos absences et vos deux salariés à temps partiel. Reprenez les mêmes variables, produisez le bulletin, posez les deux documents côte à côte et expliquez chaque écart. Un écart compris est un logiciel compris.

C’est la raison pour laquelle l’essai de ByUsage Pay se fait sur vos vraies données, pendant trente jours et sans carte bancaire. Vous importez vos salariés, vous produisez un premier bulletin et vous le comparez au vôtre. Voir comment cela se passe.

Avant de choisir la destination

Une migration réussie vers un outil mal choisi reste une migration à refaire. Les sept critères qui décident vraiment se regardent avant la date de bascule. Si vous partez d’une offre vendue en bloc, les cinq points à vérifier avant de bouger évitent les mauvaises surprises contractuelles. Et si vous hésitez encore entre un logiciel et un cabinet, le calcul des trois montages tranche en chiffres.

Les questions qui reviennent

Quand changer de logiciel de paie ?: Le premier janvier est le moment le plus simple, parce que les cumuls repartent de zéro. Une bascule en cours d’année reste possible et se pratique couramment, à condition de reprendre les cumuls de l’exercice, les congés et l’historique des déclarations déjà déposées.
Que faut-il récupérer de l’ancien logiciel ?: Les bulletins émis, le journal de paie, les cumuls par salarié, les soldes de congés, les contrats et les DSN déposées avec leurs accusés de réception. Demandez cet export pendant que l’accès est encore ouvert, avant de notifier la résiliation.
Combien de temps prend une migration de paie ?: Pour une entreprise de moins de cinquante salariés, la reprise se fait en quelques heures et la vérification en un mois de paie rejoué. Ce qui prend du temps n’est pas la saisie, c’est la comparaison ligne à ligne du bulletin témoin et la levée des écarts.
Faut-il payer deux logiciels pendant la bascule ?: Un mois de recouvrement est confortable, le temps de rejouer le mois précédent et de comparer. Avec un abonnement sans engagement, ce chevauchement coûte un mois. Avec un engagement annuel, il peut coûter le reste du contrat, ce qui est une raison de vérifier la durée avant de signer.

Un logiciel de paie facturé au salarié, sans part fixe.

ByUsage Pay tient la convention collective à jour, dépose la DSN, remet le bulletin dans l’espace de consultation du salarié. 10 € HT par salarié et par mois. Bientôt disponible.

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