Quand changer de logiciel de paie ?

Le premier janvier est le plus simple, parce que les cumuls repartent de zéro. Une bascule en cours d’année se pratique couramment, à condition de reprendre les cumuls de l’année, les congés et l’historique des déclarations déposées.

Que faut-il récupérer de l’ancien logiciel ?

Les bulletins émis, le journal de paie, les cumuls par salarié, les soldes de congés, les contrats et les DSN déposées avec leurs accusés de réception. Demandez cet export pendant que l’accès est encore ouvert, avant de notifier la résiliation.

Combien de temps prend une migration de paie ?

Pour moins de cinquante salariés, la reprise se fait en quelques heures et la vérification en un mois rejoué. Le temps passe dans la comparaison ligne à ligne du bulletin d’essai et dans l’explication des écarts, pas dans la saisie.

Faut-il payer deux logiciels pendant la bascule ?

Un mois de chevauchement est confortable, le temps de rejouer le mois précédent et de comparer. Sans engagement, il vous coûte un mois. Avec un engagement annuel, il peut coûter le reste du contrat. C’est une raison de vérifier la durée d’engagement avant de signer.

Payroll

Changer de logiciel de paie, la reprise mois par mois.

Changer de logiciel de paie se prépare. Il y a un bon moment pour basculer, des données à sortir avant de partir et des cumuls qui doivent suivre. La migration tient en huit étapes, sans perdre un mois et sans double saisie.

1 septembre 20265 min de lecture

Changer de logiciel de paie fait peur pour une bonne raison. La paie tombe tous les mois, à date fixe. Une erreur se voit tout de suite, sur le compte en banque d’un salarié.

La bascule se passe bien quand elle est faite dans l’ordre. Voici les huit étapes, ce qu’il faut sortir de l’ancien outil avant de partir, et le test qui décide, rejouer un mois déjà payé et comparer les deux bulletins.

La migration en huit étapes

Choisir la date de bascule

Le premier janvier est le plus simple, parce que les cumuls repartent de zéro. Le reste de l’année convient aussi, à condition de reprendre les cumuls. Évitez le mois d’une échéance lourde et celui des soldes de tout compte de l’été.

Sortir vos données avant de résilier

Demandez l’export complet tant que votre accès est ouvert. Une fois la résiliation notifiée, cet accès a une date de fin. Gardez les fichiers hors de l’ancien outil.

Reprendre les salariés et les contrats

État civil, adresse, numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires, date d’entrée, qualification, coefficient, durée du travail. C’est la base sur laquelle tout le reste se calcule.

Reprendre les cumuls

Bruts, nets imposables, cotisations, plafonds, prélèvement à la source, congés acquis et pris. Sans eux, les tranches et les plafonds annuels sont faux dès le premier bulletin.

Rejouer le mois précédent

Faites produire au nouveau logiciel le dernier bulletin déjà payé, sans le remettre au salarié. Vous obtenez deux résultats sur les mêmes données.

Comparer ligne à ligne

Brut, cotisations, net imposable, net à payer, coût employeur. Un écart d’un euro sur l’une de ces lignes se comprend avant de basculer, jamais après. La convention et les primes expliquent la plupart des écarts.

Déclarer le mois de bascule

Un seul logiciel dépose la déclaration du mois. Décidez lequel, notez-le, et vérifiez que le retour arrive. C’est là que se produisent les doubles dépôts.

Garder l’accès à l’ancien outil

Gardez un accès en consultation ou un export figé de l’ancien outil. Vous en aurez besoin le jour où une régularisation portera sur un mois d’avant la bascule.

Ce qu’il faut sortir avant de partir

Vos données de paie vous appartiennent. Elles ne sortent pas toujours d’un clic. Vérifiez donc comment elles sortent avant de choisir un outil, pas le jour du départ.

Les bulletins émis: Récupérez-les tous, en PDF, sur toute la durée de conservation. Ils vous seront demandés en cas de contrôle, et par les salariés eux-mêmes.
Le journal de paie: C’est le détail comptable de chaque mois, celui qui a servi aux écritures. Il fait le lien entre la paie et la comptabilité.
Les cumuls par salarié: Ce tableau porte les bruts, les nets imposables, les bases de cotisations et les plafonds atteints depuis le début de l’année.
Les congés: Exportez les jours acquis, pris et restants, avec la période de référence. C’est le solde que vos salariés connaissent par cœur et qu’ils vérifieront.
Les déclarations déposées: Exportez les DSN du dernier exercice et leurs accusés de réception. Ils prouvent que chaque mois est parti et qu’il a été accepté.

Le seul test qui vaut est un mois déjà payé, rejoué dans le nouveau logiciel.

Une démonstration montre un cas préparé. Votre mois de juin montre vos primes, votre convention, vos absences et vos deux temps partiels. Reprenez les mêmes absences et les mêmes primes, produisez le bulletin, posez les deux côte à côte et expliquez chaque écart. Une fois les écarts expliqués, vous connaissez le logiciel.

C’est pourquoi l’essai de Payroll se fait sur vos vraies données. Il est gratuit jusqu’à la fin du mois prochain, sans carte bancaire. Vous saisissez vos salariés, vous reprenez vos cumuls, vous produisez un premier bulletin et vous le comparez au vôtre. Un logiciel de paie qui reprend vos cumuls se juge ainsi, bulletin contre bulletin.

Avant de choisir le nouveau logiciel

Une migration réussie vers un outil mal choisi reste une migration à refaire. Les sept critères qui départagent les logiciels de paie se lisent avant de fixer la date de bascule. Si vous quittez Payfit ou une autre offre vendue en bloc, les cinq points à vérifier avant de bouger évitent les mauvaises surprises. Si vous hésitez encore entre un logiciel et un cabinet, le calcul des trois montages tranche en chiffres.

Les questions qui reviennent

Quand changer de logiciel de paie ?: Le premier janvier est le plus simple, parce que les cumuls repartent de zéro. Une bascule en cours d’année se pratique couramment, à condition de reprendre les cumuls de l’année, les congés et l’historique des déclarations déposées.
Que faut-il récupérer de l’ancien logiciel ?: Les bulletins émis, le journal de paie, les cumuls par salarié, les soldes de congés, les contrats et les DSN déposées avec leurs accusés de réception. Demandez cet export pendant que l’accès est encore ouvert, avant de notifier la résiliation.
Combien de temps prend une migration de paie ?: Pour moins de cinquante salariés, la reprise se fait en quelques heures et la vérification en un mois rejoué. Le temps passe dans la comparaison ligne à ligne du bulletin d’essai et dans l’explication des écarts, pas dans la saisie.
Faut-il payer deux logiciels pendant la bascule ?: Un mois de chevauchement est confortable, le temps de rejouer le mois précédent et de comparer. Sans engagement, il vous coûte un mois. Avec un engagement annuel, il peut coûter le reste du contrat. C’est une raison de vérifier la durée d’engagement avant de signer.

La paie, sans cabinet et sans tableur.

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