Lire un bulletin de paie, rubrique par rubrique.

La convention collective décide de nombreuses lignes du bulletin. Le salaire minimum de chaque poste, la prime d’ancienneté, les jours de congé pour un mariage ou un décès, le préavis et le salaire maintenu pendant un arrêt maladie en dépendent. Savoir comment déterminer sa convention collective et lire son IDCC, le numéro à quatre chiffres qui la désigne, passe donc avant tout le reste. Une convention mal identifiée produit des bulletins faux pendant des mois, sans que rien ne le signale.

Le forfait jours suppose un document de contrôle des journées travaillées, tenu à part du bulletin.

Le bas du bulletin ferme le mois sur cinq totaux, la rémunération brute, les cotisations salariales, les indemnités non soumises à cotisations, les autres retenues et le total des cotisations patronales. Le bulletin imprime lui-même la formule qui relie les quatre premiers. Voici un cas simple, un cadre payé 3 800 € de base, avec des heures supplémentaires et une prime d’ancienneté.

À part, le bulletin donne le total versé par l’employeur, c’est-à-dire le brut plus les cotisations patronales. C’est le coût réel du salarié, bien au-delà de son virement. L’écart tient surtout aux cotisations, qui financent des droits, la santé, la retraite, le chômage.

Presque tout ce qui précède est obligatoire, de l’identité de l’employeur au total qu’il verse. Le code du travail en fixe la liste. Il y ajoute une phrase qui invite le salarié à conserver son bulletin sans limitation de durée.

Deux mentions sont interdites. Le bulletin ne doit jamais dire qu’un salarié a fait grève, ni qu’il représente le personnel. La rémunération de cette activité figure sur une fiche séparée, jointe au bulletin. La faire apparaître sur le bulletin est une faute. Un logiciel mal réglé la commet sans que personne s’en aperçoive.

Une fois validé, le bulletin ne reste pas dans l’entreprise. Ses données partent dans la déclaration sociale nominative du mois, qui les transmet à l’Urssaf, à la retraite complémentaire, à l’administration fiscale, à la prévoyance et à France Travail. Une erreur de bulletin devient ainsi une erreur déclarée à cinq organismes à la fois.

L’employeur conserve un double des bulletins cinq ans. Le salarié garde les siens sans limitation de durée. Ils servent à reconstituer une carrière au moment de la retraite, parfois quarante ans plus tard.

Remis sous forme électronique, le bulletin doit rester accessible cinquante ans, ou jusqu’aux soixante-quinze ans du salarié. C’est à l’employeur de le garantir, pas à l’éditeur qui héberge les documents. Un espace ouvert le temps de l’abonnement n’est pas une archive de cinquante ans.

Avant de signer, demandez donc à l’éditeur ce que vous pouvez exporter, quand, dans quel format, et comment prouver plus tard que votre fichier est bien celui qui a été émis. Où vivent vos données et comment vous les récupérez pose les six questions qui règlent ce point. Payroll est un logiciel de paie où tout s’exporte à tout moment, sans procédure de sortie.

Le logiciel qui fabrique le bulletin porte plusieurs noms. Ce que recouvre le mot plateforme de paie distingue celui qui calcule les bulletins de celui qui se contente de les distribuer.