Payroll
Comparer les logiciels de paie, les sept critères qui décident.
Deux offres annoncées au même prix ne recouvrent presque jamais le même service. Sept critères séparent vraiment un logiciel de paie d’un autre, et chacun se vérifie par une question à l’éditeur.
7 min de lecture
Tous les logiciels de paie promettent la même chose, des bulletins justes et des déclarations à l’heure. La différence ne se voit pas sur la page d’accueil. Elle se voit en mars, quand un salarié part le 3, que votre convention change et qu’une anomalie revient sur la déclaration.
Voici les sept critères qui décident, dans l’ordre où ils coûtent cher quand vous les négligez. Chacun vient avec la question à poser à l’éditeur. Si le prix est votre premier sujet, la méthode pour ramener deux offres à un chiffre comparable se lit d’abord.
Sept critères, dans l’ordre où ils comptent
01
Le dépôt de la déclaration
Pourquoi ça compte
Trois cas existent. Le logiciel dépose lui-même et récupère l’accusé de réception. Il produit un fichier contrôlé rubrique par rubrique, que vous déposez et dont vous suivez le retour. Ou il génère un fichier sans le contrôler, et l’erreur n’apparaît qu’après l’échéance. Les deux premiers se tiennent, le troisième vous expose à une régularisation.
La question à poser
Le fichier est-il contrôlé avant l’échéance, qui le dépose, et où arrivent l’accusé de réception et le bilan d’anomalies ?
02
La mise à jour de votre convention
Pourquoi ça compte
Votre convention collective change, avec ses salaires minimums et ses taux. Si le logiciel ne suit pas, le bulletin devient faux sans que rien ne vous prévienne.
La question à poser
Qui met à jour ma convention collective, à quelle fréquence, et est-ce facturé à part ?
03
L’unité facturée
Pourquoi ça compte
Le bulletin, le salarié, la tranche d’effectif. Ces trois unités donnent trois factures très différentes pour la même entreprise, surtout quand elle embauche ou quand quelqu’un part.
La question à poser
Que se passe-t-il sur ma facture quand un salarié part le 3 du mois ?
04
La part fixe
Pourquoi ça compte
Un socle mensuel qui ne dépend pas de l’effectif fait payer à une entreprise de quatre salariés la même structure qu’à une entreprise de quarante. Plus l’effectif est faible, plus ce socle pèse dans le prix par salarié.
La question à poser
Y a-t-il un abonnement de base, un minimum mensuel ou un plancher de facturation ?
05
L’engagement de durée
Pourquoi ça compte
Un an d’engagement transforme une erreur de choix en un an de paie subie. Sans engagement, vous gardez la liberté de partir, et l’éditeur le sait.
La question à poser
Puis-je résilier au mois, et que se passe-t-il si je pars au bout de trois mois ?
06
La sortie des données
Pourquoi ça compte
Vos bulletins, vos cumuls et votre historique vous appartiennent. Le jour où vous partez, ils doivent sortir dans un format lisible, sans frais et sans délai.
La question à poser
Qu’est-ce que j’exporte moi-même, dans quel format, et combien de temps l’accès reste-t-il ouvert ?
07
Ce que voient vos équipes
Pourquoi ça compte
Le salarié retrouve son bulletin dans son espace, sans courriel ni pièce jointe. Le gestionnaire ne ressaisit rien de ce que le manager a déjà validé.
La question à poser
Le salarié a-t-il un espace, et l’accès des gestionnaires est-il compté dans le prix ?
Trois familles d’éditeurs, trois logiques
Avant de comparer des noms, sachez dans quelle famille vous cherchez. Les trois vendent de la paie et ne vendent pas la même chose.
- Le cabinet qui ouvre son logiciel
- Pour qui. Vous voulez déléguer la production et garder un interlocuteur qui connaît votre dossier.
La limite. Le logiciel est celui du cabinet. Le prix suit le temps passé, et le jour où vous partez, l’outil reste chez lui. - La suite de gestion du personnel
- Pour qui. Vous cherchez les congés, les temps, les notes de frais et les entretiens dans un seul endroit.
La limite. La paie n’est parfois qu’un module parmi d’autres, vendu en plus. Vérifiez qui calcule le bulletin et qui dépose la déclaration. - Le logiciel de paie seul
- Pour qui. Vous voulez produire vos bulletins, déclarer et payer, sans acheter le reste.
La limite. Il ne gère pas vos entretiens annuels. Il fait une seule chose, la paie, et il la fait en entier.
Deux offres très citées montrent l’écart. Payfit produit la paie et ajoute la gestion du personnel autour. Lucca gère le personnel et prépare la paie pour un logiciel tiers. Le détail se lit dans ce que vend Payfit et ce qu’il faut vérifier avant d’en partir, puis dans ce que couvre Lucca et où s’arrête la paie. Si vous hésitez entre les deux, la comparaison des périmètres de Payfit et de Lucca tranche plus vite qu’une démonstration.
Un comparatif honnête se fait sur douze mois, pas sur une page de tarifs.
Prenez votre année réelle, avec les salariés mois par mois, les arrivées, les départs, les régularisations et le solde de tout compte de juillet. Appliquez chaque offre à cette année. Le classement change souvent entre le tarif affiché et le total de l’année.
C’est ce calcul qui a fixé le prix de Payroll. Il coûte dix euros hors taxes par siège et par mois, sans part fixe, sans option, sans engagement. Chaque personne présente dans l’entreprise occupe un siège. Celui d’une personne qui part cesse d’être compté le 1er du mois suivant. Le tarif est publié et il se simule sans passer par nous.
La démonstration, ce qu’il faut demander à voir
Menez la démonstration vous-même. Sinon elle ne montre que le cas facile que l’éditeur a préparé. Demandez ces cinq écrans, dans cet ordre.
- Le bulletin d’un de vos salariés. Il porte votre convention et vos primes, ce qu’un bulletin de démonstration ne montre pas.
- Un solde de tout compte. C’est le calcul qui révèle la qualité du paramétrage.
- Le dépôt de la déclaration. Demandez aussi l’écran où revient l’accusé de réception.
- L’écran d’une anomalie. Regardez comment elle est signalée, à quel moment, et ce que le logiciel propose d’en faire.
- L’export complet. C’est celui que vous emporterez le jour où vous partirez.
Le reste, l’interface, les couleurs, les tableaux de bord, se juge en dix minutes d’essai. Ce qu’un logiciel de paie simple doit savoir faire seul donne la liste à cocher en premier.
Notre logiciel de paie facturé au siège se juge sur les mêmes sept critères. Posez-lui les mêmes questions qu’aux autres.
Si votre question est plutôt quel est le meilleur logiciel de paie pour votre cas, cinq profils y répondent selon l’effectif, les établissements et la personne qui tient la paie.
Les questions qui reviennent
- Quel est le meilleur logiciel de paie ?
- La question n’a pas de réponse générale. Un logiciel de paie se juge sur sept points, le dépôt de la déclaration, la mise à jour de la convention, l’unité facturée, la part fixe, l’engagement, la sortie des données et l’espace du salarié. Le meilleur est celui qui répond aux sept dans votre situation, pas celui qui a la plus longue liste de fonctions.
- Comment comparer deux prix de logiciels de paie ?
- Ramenez chaque offre à un coût par salarié et par mois, tout compris. Additionnez tout ce que vous paierez sur un an, part fixe, modules indispensables et paramétrage divisé par trois ans compris. Divisez ensuite par la somme des salariés payés chaque mois. Deux offres affichées au même prix finissent souvent l’une au double de l’autre.
- Faut-il un logiciel de paie ou un expert-comptable ?
- Les deux se complètent. Le logiciel produit et déclare, l’expert-comptable conseille et contrôle. Avec un logiciel, la saisie ne fait plus d’allers-retours par courriel, et vous gardez la main sur le calendrier.
- Un logiciel de paie peut-il déposer la DSN à ma place ?
- Oui, certains la déposent sous votre compte net-entreprises, et vous restez le déclarant. D’autres produisent le fichier au format de la norme et le contrôlent rubrique par rubrique, puis vous le déposez vous-même en quelques secondes. Dans les deux cas, l’essentiel est de voir les anomalies avant l’échéance et de retrouver le retour dans le logiciel.
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