Une plateforme de paie, ce que le mot recouvre vraiment.
Le même mot désigne trois produits différents, un moteur qui calcule, un portail qui distribue, une suite qui gère le personnel. Ce que chacun fait, ce qu’il ne fait pas, et comment savoir lequel vous cherchez.
8 min de lectureÉcrit par l’équipe ByUsage
Plateforme de paie est un mot commode. Il dit que le logiciel s’ouvre dans un navigateur et qu’il n’y a rien à installer. Il ne dit rien de ce que le produit fait, et c’est précisément là que les offres se séparent.
Trois produits différents se présentent sous ce nom. Voici ce que chacun fait, comment le reconnaître en une question, et les six fonctions qu’une plateforme doit couvrir pour que la paie sorte vraiment de vos mains.
Trois produits sous le même mot
Le moteur
Ce qu’il fait
Il calcule. Convention collective, cotisations, réduction générale, prélèvement à la source, plafonds. C’est lui qui fabrique le bulletin et qui constitue la déclaration.
Comment le reconnaître
Demandez à voir un solde de tout compte et une régularisation sur un mois clos. Un moteur les produit sans intervention manuelle.
Le portail
Ce qu’il fait
Il distribue. Il met le bulletin à disposition du salarié, conserve l’historique et sert de coffre. Il n’a rien calculé, il affiche ce qu’un autre a produit.
Comment le reconnaître
Demandez d’où vient le fichier affiché. S’il est importé, vous avez un portail, et le moteur est ailleurs.
La suite
Ce qu’il fait
Elle gère le personnel. Congés, temps, notes de frais, entretiens, parfois la paie en module. Le périmètre est large et se souscrit par morceaux.
Comment le reconnaître
Demandez lesquels de ces modules sont compris dans le prix annoncé, et lequel dépose la déclaration.
Les deux offres les plus connues du marché français illustrent bien l’écart. L’une vend la paie avec la gestion du personnel autour, l’autre vend la gestion du personnel et la remise du bulletin. Le mot plateforme les couvre toutes les deux.
Les six fonctions à couvrir
Une plateforme de paie complète tient les six lignes ci-dessous. Chaque ligne qui manque revient dans votre mois, sous forme de fichier à reprendre, de courriel à envoyer ou de dépôt à faire à la main.
- Recueillir les variables
- Congés, arrêts, heures supplémentaires, primes. Idéalement déclarés par le salarié et validés par le manager, pour que personne ne ressaisisse.
- Appliquer la convention
- Le texte de branche décide des minimums, des primes, des majorations et de bien d’autres lignes. Il change, et quelqu’un doit suivre ces changements.
- Calculer et éditer
- Le bulletin conforme, les régularisations, le solde de tout compte, le journal de paie et les cumuls qui suivent d’un mois sur l’autre.
- Déclarer et suivre
- La DSN mensuelle et les événementielles, déposées sur Net-Entreprises, avec l’accusé de réception et le traitement des anomalies avant l’échéance.
- Payer et comptabiliser
- Le virement des salaires et les écritures du mois, prêtes pour la comptabilité, sans reprise à la main.
- Remettre et conserver
- L’espace de consultation du salarié, ouvert tant que dure la relation, avec la conservation qu’impose la loi.
Le détail de ce que contient le document produit se lit dans le bulletin de paie rubrique par rubrique, et celui de la déclaration qui en sort dans la DSN mensuelle.
En ligne veut dire que vos salaires vivent sur les serveurs de quelqu’un d’autre.
Une paie contient les noms, les adresses, les salaires, les situations familiales et les numéros de sécurité sociale de toute votre entreprise. C’est le fichier le plus sensible que vous confierez à un éditeur. Le pays des serveurs, celui des sauvegardes et la liste des sous traitants font partie des questions à poser avant de signer, pas après. Ce que veut dire héberger en Europe donne les trois vérifications utiles.
ByUsage Pay tourne sur nos propres serveurs en Allemagne, avec des sauvegardes chiffrées à Paris. Rien n’est revendu, rien n’est profilé, aucun modèle n’est entraîné sur vos bulletins.
Ce que coûte une plateforme de paie
Le prix se donne rarement en une ligne. Il se compose d’un abonnement, souvent d’une part fixe, d’un paramétrage initial et de modules dont certains sont indispensables. La méthode pour tout ramener à un coût par salarié et par mois permet de comparer deux offres qui ne se décrivent pas de la même façon.
ByUsage Pay tient les six fonctions et se facture dix euros hors taxes par salarié et par mois, sans part fixe, sans module en option et sans engagement de durée. Voir la présentation ou le tarif détaillé.
Les questions qui reviennent
- Qu’est-ce qu’une plateforme de paie ?
- C’est un logiciel accessible par navigateur qui produit les bulletins et les déclarations d’une entreprise. Le mot recouvre trois réalités, un moteur qui calcule, un portail qui distribue les bulletins, une suite de gestion du personnel dont la paie n’est qu’un module. Les trois se vendent sous le même nom et ne rendent pas le même service.
- Quelle différence entre une plateforme de paie et un logiciel de paie ?
- Aucune dans les faits, le mot plateforme désigne surtout le fait que le logiciel s’utilise en ligne, sans installation. Ce qui compte n’est pas le mot mais le périmètre, savoir si le produit calcule, s’il dépose la déclaration et s’il remet le bulletin au salarié.
- Une plateforme de paie remplace-t-elle l’expert-comptable ?
- Non. Elle remplace la saisie et le calendrier, pas le conseil. L’expert-comptable garde le contrôle et l’accompagnement, et il peut accéder au dossier sans que vous lui envoyiez des fichiers.
- Où sont hébergées les données d’une plateforme de paie ?
- Cela dépend de l’éditeur, et la question mérite d’être posée avant de signer. Une paie contient des noms, des adresses, des salaires et des numéros de sécurité sociale. Demandez le pays des serveurs, celui des sauvegardes et ce qui sort du territoire européen.
Un logiciel de paie facturé au salarié, sans part fixe.
ByUsage Pay tient la convention collective à jour, dépose la DSN, remet le bulletin dans l’espace de consultation du salarié. 10 € HT par salarié et par mois. Bientôt disponible.
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