Existe-t-il un modèle de CRA vraiment gratuit ?

Oui, à condition de distinguer trois choses. Un modèle vierge à télécharger est gratuit mais devient faux chaque année, puisque trois jours fériés français se déplacent avec la date de Pâques. Un essai gratuit est un prix différé. Un outil qui calcule dans votre navigateur n’a ni serveur ni base à financer, il peut donc rester gratuit sans contrepartie.

Que doit contenir un modèle de CRA ?

Six blocs. Le bloc d’identité avec l’intervenant, le client et le mois. Une ligne par jour du mois, week-ends compris. Trois colonnes de nature, présence facturable, absence avec son motif et autre présence. Une colonne de commentaires. Le nombre de jours à facturer. Et deux cadres de signature, celui de l’intervenant et celui du client.

Faut-il créer un compte pour remplir un modèle de CRA ?

Rien ne l’impose. Un compte sert à retrouver des données rangées sur un serveur. Si l’outil garde la saisie dans le navigateur et produit un PDF, le compte n’a plus d’objet et devient un obstacle, puisque le client qui signe devrait s’inscrire pour un document d’une page.

Quel format pour un modèle de CRA, Excel, Word ou PDF ?

Excel calcule et imprime mal. Word met en page et n’additionne pas. Le PDF fige et ne se remplit pas tout seul. Le format de saisie et le format de remise ne sont donc pas le même format. Ce qui part chez le client est un PDF, ce dans quoi on saisit doit calculer.

ByUsage Sheet

Un modèle de CRA à remplir, gratuit et sans compte.

Ce que doit contenir un compte rendu d’activité mensuel. À quoi ressemble un modèle de CRA gratuit qui se remplit tel quel, sans compte et sans installation. Et pourquoi le tableur reste le mauvais outil pour le produire.

21 août 20268 min de lectureÉcrit par l’équipe ByUsage

Ce que contient un CRA

1Intervenant, client, mission
2Une ligne par jour du mois
3Présence, absence, autre présence
4Commentaires
5Jours à facturer
6Signature intervenant et client

Un compte rendu d’activité, le plus souvent appelé CRA, est le document par lequel une personne en mission déclare ses journées sur un mois. Il sert de pièce justificative entre une société de conseil et son client, et c’est lui qui autorise la facture. Tant qu’il n’est pas signé des deux côtés, la prestation n’est pas reconnue et rien ne part en comptabilité. Ce qu’il prouve, pour qui, et dans quels cas la loi l’impose, est repris dans ce qu’est un compte rendu d’activité.

Le document n’a pourtant rien de compliqué. Une identité, une grille de jours, un total, deux signatures. Ce qui coince, c’est l’outil avec lequel on le produit. La plupart des équipes ouvrent un tableur hérité d’un ancien collègue. Elles écrasent une formule sans s’en apercevoir, recomptent les week-ends à la main, finissent par envoyer une capture d’écran. Voici ce qu’un modèle de CRA doit contenir. Ce que le mot gratuit recouvre vraiment. Et ce qui distingue un modèle qui se remplit tel quel d’un fichier qu’il faut d’abord réparer. Si vous cherchez d’abord à voir le résultat, un mois entier rempli et commenté est publié à part.

L’anatomie du document, en six blocs

01
Le bloc d’identité
Intervenant, entreprise, client, responsable chez le client, intitulé de la mission, base horaire hebdomadaire et mois concerné. C’est ce que le donneur d’ordre lit en premier. C’est aussi ce qui rattache le document à un bon de commande. Un CRA sans nom de mission finit toujours par revenir.
02
La grille des jours
Une ligne par jour du mois, du premier au dernier, samedis et dimanches compris. Les garder visibles coûte quelques lignes et évite les erreurs de report. Le lecteur retrouve la date exacte sans avoir à recompter. Les jours non ouvrés restent simplement vides.
03
Les colonnes de nature
Une journée n’est pas seulement travaillée ou non travaillée. Trois natures la partagent. La présence facturable. L’absence, avec son motif. Et l’autre présence, ce temps travaillé mais non facturé. Inter-mission, formation interne, visite médicale. Mélanger les trois dans une seule colonne rend le total impossible à défendre.
04
La colonne de commentaires
Le nom du férié, un déplacement, une astreinte, un livrable décalé. C’est la colonne qui évite l’échange de courriels du 3 du mois suivant. Celui où l’on demande pourquoi il manque une journée le 14.
05
Le total à facturer
Le chiffre qui ferme le mois est le nombre de jours de présence facturable, et lui seul. Il se lit à côté du nombre de jours ouvrés du mois pour que l’écart saute aux yeux. Un mois d’août à vingt et un jours ouvrés avec seize jours facturables se comprend tout de suite.
06
Les deux cadres de signature
Celui de l’intervenant, daté, et celui du client, daté et le plus souvent avec le cachet de l’entreprise. Sans ces deux cadres, le document est une déclaration, pas une pièce justificative.

Les codes que tout le monde reconnaît

Les motifs d’absence se notent par un code court, à côté de la quantité. Rien n’oblige à utiliser ceux-ci plutôt que les vôtres, mais ils sont assez répandus pour qu’un donneur d’ordre les lise sans légende. Une bonne pratique consiste à réserver les codes courts aux motifs récurrents et à écrire le reste dans la colonne de commentaires. Ce qui va dans quelle colonne est repris pas à pas dans la méthode pour remplir un compte rendu ligne par ligne.

Code	Motif	Nature
CP	Congés payés	Absence
RTT	Réduction du temps de travail	Absence
CS	Congés sans solde	Absence
MA	Maladie	Absence
EF	Événement familial	Absence
EM	Enfant malade	Absence
PA	Paternité	Absence
IM	Inter-mission	Autre présence
FI	Formation interne	Autre présence
VM	Visite médicale	Autre présence

Pourquoi le tableur tient mal

Le tableur calcule très bien. Quatre formules suffisent à monter la grille, et le CRA sous Excel se construit en une heure. Ce n’est pas là que le fichier lâche.

Ce qui ne tient pas

Une formule de total écrasée par une saisie, et le mois est faux sans que personne ne le voie.
Les jours fériés retapés chaque année, alors que la date de Pâques est mobile et déplace trois jours fériés avec elle.
Une version du fichier par personne, dans une boîte mail, sans savoir laquelle fait foi.
Une mise en page qui saute à l’impression, des colonnes coupées et un document illisible.
Aucune place pour signer, donc une impression, un scan et un aller-retour de plus.

Ce qu’un bon modèle fait à votre place

Il écarte les samedis, les dimanches et les onze jours fériés français du décompte des jours ouvrés.
Il additionne la présence, l’absence et l’autre présence séparément, et n’envoie que la première au total facturable.
Il accepte la demi-journée, parce qu’une journée coupée en deux est le cas courant et non l’exception.
Il sort un PDF d’une page par intervenant, dans la mise en page prévue, pas une capture d’écran.
Il porte les deux cadres de signature et inscrit la date du jour.

Ce que gratuit veut dire

Trois choses très différentes se présentent sous le mot gratuit quand on cherche un modèle de CRA. Elles ne coûtent pas la même chose, et la deuxième ne coûte rien seulement au début.

Le modèle vierge

Un fichier à télécharger, tableur ou PDF.

Gratuit une fois, à corriger tous les ans. Les jours fériés y sont écrits en dur, et trois d’entre eux changent de date chaque année avec Pâques.

L’essai gratuit

Trente jours, puis un prix par utilisateur et par mois.

Ce n’est pas un tarif, c’est un délai. Le coût réel apparaît le jour où il faut inscrire l’intervenant, le responsable et parfois le client qui signe.

L’outil réellement gratuit

Une page qui calcule chez vous, sans serveur à financer.

Rien à facturer parce qu’il n’y a rien à exploiter. Aucun compte, aucune limite de nombre d’intervenants, aucune donnée collectée.

La troisième colonne mérite une explication, parce qu’un logiciel gratuit inquiète à juste titre. Un compte rendu d’activité n’a besoin d’aucun serveur pour être calculé. Un mois, c’est trente et une lignes, trois additions et une mise en page. Un navigateur fait ça sans effort. L’éditeur qui accepte de tout calculer chez vous n’a donc ni base de données à exploiter, ni facture d’hébergement à répercuter, ni donnée à revendre. Il n’a rien à vous facturer parce qu’il n’a rien à exploiter.

C’est le principe de ByUsage Sheet, un modèle de CRA gratuit qui s’ouvre sur le mois courant, ses jours ouvrés déjà comptés et ses onze jours fériés déjà posés, la date de Pâques comprise. Il accepte la demi-journée, sépare les trois natures d’une journée, porte les deux cadres de signature et sort un PDF d’une page par intervenant. Sans compte, sans installation, sans limite de nombre d’intervenants. Ce que cela implique pour vos données, et pourquoi une page en ligne peut ne rien envoyer du tout, se vérifie en coupant le réseau et en continuant à remplir.

Un modèle se juge sur le temps qu’il coûte

Le bon critère n’est pas la beauté du fichier. C’est le nombre de gestes entre le premier jour posé et le document remis. Un modèle de CRA correct se remplit dans la forme exacte qu’il aura une fois imprimé. Pas d’écran de saisie séparé, pas d’onglet caché, pas de macro à autoriser. Vous voyez le document, vous tapez dedans, vous le téléchargez.

Le second critère est le passage à l’équipe. Un modèle qui tient pour une personne devient vite ingérable à cinq, parce qu’il faut alors récupérer cinq fichiers, vérifier que chacun est bien à jour et les agréger avant de facturer. Un modèle pensé pour l’équipe garde un onglet par intervenant et sort un seul PDF, une page chacun, dans l’ordre. C’est exactement ce que réclame le circuit du CRA en société de conseil, où la collecte coûte plus cher que le remplissage.

Le troisième critère est ce que le fichier fait de vos données. Un compte rendu d’activité contient des noms, des clients, des missions et des absences, dont des arrêts maladie. Ces informations n’ont pas de raison d’aller sur le serveur d’un éditeur pour qu’un tableau soit additionné, et c’est la première des questions à poser avant de confier ses données à un logiciel. Les trois critères se retrouvent dans les six fonctions qu’un générateur de CRA doit tenir. Le tri des motifs, lui, tient dans les absences et leurs codes, et le choix du format dans ce que Word met en page sans jamais l’additionner.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle de CRA vraiment gratuit ?: Oui, à condition de distinguer trois choses. Un modèle vierge à télécharger est gratuit mais devient faux chaque année, puisque trois jours fériés français se déplacent avec la date de Pâques. Un essai gratuit est un prix différé. Un outil qui calcule dans votre navigateur n’a ni serveur ni base à financer, il peut donc rester gratuit sans contrepartie.
Que doit contenir un modèle de CRA ?: Six blocs. Le bloc d’identité avec l’intervenant, le client et le mois. Une ligne par jour du mois, week-ends compris. Trois colonnes de nature, présence facturable, absence avec son motif et autre présence. Une colonne de commentaires. Le nombre de jours à facturer. Et deux cadres de signature, celui de l’intervenant et celui du client.
Faut-il créer un compte pour remplir un modèle de CRA ?: Rien ne l’impose. Un compte sert à retrouver des données rangées sur un serveur. Si l’outil garde la saisie dans le navigateur et produit un PDF, le compte n’a plus d’objet et devient un obstacle, puisque le client qui signe devrait s’inscrire pour un document d’une page.
Quel format pour un modèle de CRA, Excel, Word ou PDF ?: Excel calcule et imprime mal. Word met en page et n’additionne pas. Le PDF fige et ne se remplit pas tout seul. Le format de saisie et le format de remise ne sont donc pas le même format. Ce qui part chez le client est un PDF, ce dans quoi on saisit doit calculer.

Le compte rendu de toute votre équipe, en PDF prêt à signer.

ByUsage Sheet est gratuit, sans compte et sans installation. Le mois courant est déjà ouvert. Ses jours ouvrés sont déjà comptés.

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Un modèle de CRA à remplir, gratuit et sans compte.

L’anatomie du document, en six blocs

Le bloc d’identité

La grille des jours

Les colonnes de nature

La colonne de commentaires

Le total à facturer

Les deux cadres de signature