ByUsage
ByUsage Sheet

Un logiciel de CRA tient en six fonctions, pas une de plus.

Trois familles d’outils produisent un compte rendu d’activité. Les six fonctions à exiger des trois, ce qu’aucune n’a de raison de faire. Et le prix, qui se règle avant la démonstration.

8 min de lectureÉcrit par l’équipe ByUsage

Les six fonctions

  1. 1Ouvrir un mois déjà compté
  2. 2Séparer les trois natures d’une journée
  3. 3Rendre un document, pas un écran
  4. 4Porter les deux signatures
  5. 5Circuler sans compte
  6. 6Laisser récupérer vos données

Trois familles d’outils produisent un compte rendu d’activité. Un générateur, qui rend le document et s’arrête là. Le module de saisie des temps d’un progiciel que vous avez déjà. Un logiciel de gestion d’activité, qui tient tout le cycle de la mission vendue au recouvrement.

Les trois se valent selon la situation. Aucun ne se juge sur le nombre de fonctions. Un outil de compte rendu se juge sur le temps qui sépare le premier jour posé du document signé, et sur le nombre de personnes qui doivent apprendre quelque chose pour que ce temps reste court.

Voici les six fonctions à exiger des trois. Puis ce que chaque famille tient vraiment, et ce que le prix recouvre.

Six fonctions, et le reste est décoration

  1. 01

    Ouvrir un mois déjà compté

    Le mois courant apparaît avec ses jours, ses week-ends écartés et ses jours fériés calculés, date de Pâques comprise. Aucune table à mettre à jour d’une année sur l’autre. Si un outil vous demande de saisir les fériés, il vous demandera de les corriger chaque année, et personne ne le fera.

  2. 02

    Séparer les trois natures d’une journée

    La présence facturable, l’absence avec son motif, et le temps travaillé non facturé. Trois colonnes, trois totaux, un seul chiffre qui part en facturation. La demi-journée doit s’atteindre en un geste, parce qu’une journée coupée en deux est le cas courant.

  3. 03

    Rendre un document, pas un écran

    Un PDF d’une page par intervenant, dans la mise en page qu’il aura à l’impression, avec les colonnes, les codes et le total. Une capture d’écran n’est pas une pièce justificative. Un lien vers un tableau de bord non plus, parce que le client ne s’y connectera pas.

  4. 04

    Porter les deux signatures

    Le cadre de l’intervenant, daté, et celui du client. C’est ce qui distingue une déclaration d’une pièce opposable. Un outil qui produit un document sans cadre de signature vous renvoie à l’imprimante et au scanner.

  5. 05

    Circuler sans compte

    L’intervenant en régie n’a pas de compte chez vous. Le client encore moins, et c’est pourtant lui qui signe. Un outil qui exige une inscription à chaque bout du circuit vient d’ajouter deux points de blocage à un document d’une page.

  6. 06

    Laisser récupérer vos données

    Un compte rendu porte des noms, des clients, des missions et des motifs d’absence. L’outil doit dire où ces données vivent, permettre de les exporter dans un format ouvert, et ne rien garder que vous ne puissiez effacer.

Ces six points sont la traduction, en cahier des charges, de ce que doit contenir un modèle de compte rendu correct. Un outil auquel il en manque une vous laisse le travail à la main. Un outil auquel il en manque trois ne vaut pas mieux qu’un tableur, en plus cher.

Générateur, module ou logiciel complet

Le générateur

Une page qui produit le document, et rien d’autre.

Ce qu’il donne

Rien à installer, rien à paramétrer, souvent gratuit. On l’ouvre, on remplit, on télécharge. Le client n’a pas besoin d’un compte pour signer.

Ce qu’il coûte

Il ne suit ni les jours vendus, ni la facturation, ni le planning. Il produit une pièce, il ne tient pas une gestion.

Pour qui

Une équipe de un à cinquante intervenants qui a besoin d’un document juste, tous les mois, sans projet.

Le module d’un progiciel

Une fonction de saisie des temps dans un ERP ou un outil de gestion.

Ce qu’il donne

Les jours saisis alimentent directement la facturation et l’analytique. Une seule base pour tout le cycle commercial.

Ce qu’il coûte

Un compte et une licence par intervenant, un paramétrage d’ouverture, une formation. Et le client, qui doit signer, reste dehors.

Pour qui

Une société qui a déjà le progiciel, dont les intervenants sont salariés et déjà comptés dans les licences.

Le logiciel de gestion d’activité

Un outil dédié qui suit les missions, les temps et la facturation.

Ce qu’il donne

Le circuit complet est tenu, de la mission vendue au recouvrement. Les relances sont automatiques et le taux d’occupation se calcule seul.

Ce qu’il coûte

Un prix par utilisateur et par mois, un engagement, et une mise en service qui se compte en semaines. Le compte rendu n’en est qu’une pièce.

Pour qui

Une structure dont le pilotage, et pas seulement la facture, dépend des jours déclarés.

Le prix se règle avant la démonstration

Le prix par utilisateur est le piège du compte rendu. Il paraît raisonnable à cinq intervenants et devient absurde à cinquante, pour un document que chacun ouvre trois minutes par mois. Une société de conseil qui grandit paie alors une licence de plus pour chaque consultant recruté, sans que l’outil fasse davantage.

La part fixe est le second piège. Un abonnement mensuel minimum, indépendant du nombre de comptes rendus produits, fait payer les mois creux au prix des mois pleins. C’est le même mécanisme que celui décrit dans la lecture d’une grille tarifaire de logiciel, et il vaut ici aussi.

Le gratuit se vérifie. Un outil qui tourne entièrement dans le navigateur n’a ni serveur applicatif, ni base de données, ni sauvegarde à tenir. Il ne coûte presque rien à l’éditeur, il peut donc être gratuit sans contrepartie ni revente de données. Un essai gratuit de trente jours, lui, n’est pas un prix nul, c’est un prix différé. La question à poser est simple. Qu’est-ce qui finance l’outil, et que se passe-t-il le jour où cela cesse.

Ce qu’un outil de CRA n’a aucune raison de faire

Chaque fonction ajoutée à un outil de compte rendu allonge le temps qu’il faut pour produire un document d’une page. Ces cinq là relèvent d’autres métiers.

  • Émettre la facture, qui est un autre métier et un autre document.
  • Tenir le solde des congés, qui appartient à la paie et à la convention collective.
  • Suivre les tâches et l’avancement d’un projet, qui se mesurent autrement.
  • Gérer les notes de frais, dont le circuit et les pièces n’ont rien à voir.
  • Noter, évaluer ou surveiller quiconque, ce qu’un relevé de journées ne permet pas.

La facturation en particulier revient souvent, parce qu’elle semble être la suite naturelle. Elle est un autre document, avec ses mentions obligatoires, son numéro, sa TVA et son délai de paiement, comme le détaille le passage du compte rendu à la facture. Les fondre dans le même écran donne un outil que personne ne prend en main en trente secondes.

Le bon outil se mesure au temps entre la page ouverte et le PDF signé. Pas au nombre d’écrans qu’il contient.

C’est la mesure à emporter en démonstration. Demandez à produire un mois complet, pour deux intervenants, avec une demi-journée d’absence et un jour férié, jusqu’au PDF signé. Chronométrez. Comptez le nombre de personnes qui ont dû créer un compte. Regardez si le document imprimé est celui qui a été rempli.

Le générateur de CRA ByUsage Sheet tient les six fonctions et rien d’autre. Le mois courant est déjà ouvert, ses jours ouvrés déjà comptés, le document se remplit tel qu’il sortira, il porte les deux cadres de signature et il ne demande aucun compte, ni à vous ni à votre client. Il est gratuit parce qu’il tourne chez vous, dans votre navigateur, et que rien n’est envoyé nulle part. Ce que recouvre exactement le mot en ligne, et les trois questions à poser avant d’y saisir des noms, sont repris dans remplir son CRA en ligne.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’un générateur de CRA ?
Une page ou une application qui produit un compte rendu d’activité prêt à signer, sans projet de mise en service. On choisit un mois, on pose ses journées, on télécharge un PDF. Un générateur ne tient ni la facturation ni le planning, il rend une pièce justificative.
Existe-t-il un logiciel de CRA gratuit ?
Oui. Un générateur qui tourne entièrement dans le navigateur n’a ni serveur ni base à financer, il peut donc être gratuit sans contrepartie. ByUsage Sheet fonctionne ainsi, sans compte et sans limite de nombre d’intervenants. Méfiez-vous en revanche des essais gratuits limités dans le temps, qui sont un prix différé.
Faut-il créer un compte pour remplir un CRA ?
Rien ne l’impose. Un compte sert à retrouver ses données sur un serveur. Si l’outil garde la saisie dans le navigateur et produit un PDF, le compte n’a pas d’objet. Il devient même un obstacle, puisque l’intervenant et le client devraient tous deux s’inscrire pour un document d’une page.
Le module de CRA d’un ERP suffit-il ?
Il suffit quand tous les intervenants sont salariés, déjà titulaires d’une licence, et que le client accepte de signer un document exporté. Il échoue quand il faut faire entrer des sous-traitants ou faire signer un donneur d’ordre qui n’aura jamais de compte chez vous.

Le compte rendu de toute votre équipe, en PDF prêt à signer.

ByUsage Sheet est gratuit, sans compte et sans installation. Le mois courant est déjà ouvert. Ses jours ouvrés sont déjà comptés.

Ouvrir l’outilVoir ByUsage Sheet

À lire ensuite

Tous les articles

Le dossier compte rendu d’activité