Le CRA en ESN, du mois rempli à la facture envoyée.

C’est la raison pour laquelle acheter un logiciel de gestion complet pour régler ce problème rate la cible, et pourquoi le choix entre un générateur, un module et un logiciel complet se joue sur le circuit plutôt que sur la liste de fonctions. Le module de CRA d’un progiciel demande un compte pour chaque intervenant, une formation, un paramétrage et une licence par utilisateur. Le client, lui, n’a toujours pas de compte, et c’est pourtant lui qui doit signer.

Ce qui raccourcit vraiment le circuit tient en trois points. Le document doit se remplir sans compte, par n’importe qui, sur n’importe quel appareil, et selon une méthode que personne n’a besoin d’apprendre. Il doit circuler sans pièce jointe lourde ni portail, idéalement par un simple lien que l’intervenant ouvre et vous renvoie. Il doit sortir en PDF d’une page, signable par le client sans qu’on lui demande de créer quoi que ce soit, avec les six blocs qu’un compte rendu doit porter.

Le reste, la facturation, le suivi par tâche, les notes de frais, relève d’autres outils. Les empiler dans le même produit allonge chaque mois le temps qu’il faut pour rendre un document qui doit passer entre quatre mains.

Le rôle du compte rendu change selon la nature du contrat. En régie, la prestation se mesure en jours passés, et le document est la mesure elle-même. Cela vaut aussi pour les indépendants placés en sous-traitance, chez qui le même document déclenche deux facturations. Il détermine directement le montant facturé, ce qui explique la vigilance du client sur chaque demi-journée.

Au forfait, le prix est fixé d’avance et le compte rendu ne détermine pas la facture. Il reste pourtant utile, parce qu’il documente la consommation réelle face à la charge vendue. C’est lui qui dit, en fin de projet, qu’un forfait signé pour quarante jours en a coûté cinquante-cinq. Et qui le démontre.

Dans les deux cas, le document survit longtemps à la mission. Il sert de pièce justificative en cas de contestation d’une facture, et c’est lui qui autorise la facture qui fait courir le délai de paiement. Il alimente le calcul du taux d’occupation d’un consultant. Il est demandé lors des contrôles et des audits de sous-traitance. Le conserver dans un format stable et daté n’est pas une précaution excessive. C’est la raison pour laquelle le PDF s’est imposé plutôt que le tableur.

Un dernier point mérite d’être posé clairement. Le compte rendu d’activité n’est pas un outil de contrôle du temps de travail au sens du droit du travail. Il déclare des journées vendues à un client, pas des heures effectuées par un salarié. Le décompte que l’employeur doit tenir est un autre document, avec la même grille, et le forfait annuel en jours le rend obligatoire. Confondre les deux mène à des documents qui ne servent bien ni à l’un ni à l’autre, et ce qui sépare la feuille de temps du compte rendu mérite d’être posé une fois pour toutes.

Sur le circuit lui-même, c’est la collecte qui coûte, pas le remplissage. ByUsage Sheet tient un onglet par intervenant, envoie à chacun un lien qui ne porte que sa propre fiche, et sort un seul PDF d’une page par personne, dans l’ordre. Personne n’ouvre de compte, pas même le client qui signe.