Conditions générales

Les présentes conditions générales régissent l’accès à la plateforme ByUsage Payroll, son utilisation et l’abonnement souscrit pour chaque entreprise. Elles forment, avec les documents énumérés à l’article 4, l’intégralité du contrat conclu entre l’éditeur et le client.

Elles s’appliquent à l’exclusion de tout autre document. Les conditions générales d’achat du client, ses bons de commande, ses chartes fournisseurs et ses questionnaires d’appel d’offres ne sont pas opposables à l’éditeur, quand bien même ils lui auraient été communiqués et n’auraient pas fait l’objet d’un refus exprès. Les documents de présentation, pages produit, articles de blog et démonstrations n’ont qu’une valeur indicative et n’engagent pas l’éditeur au titre du contrat.

Le service s’adresse exclusivement à des professionnels agissant dans le cadre de leur activité. Le client déclare souscrire pour les besoins de cette activité. Les dispositions du code de la consommation, notamment celles relatives au droit de rétractation, ne s’appliquent pas.

Le client peut demander la négociation de toute stipulation des présentes avant de souscrire, en écrivant à contact@byusage.com. À défaut de demande, les présentes s’appliquent dans leur version publiée au jour de la souscription.

La plateforme est éditée par ByUsage, société par actions simplifiée unipersonnelle en cours d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés de Paris, dont le siège est situé à Paris, France, représentée par son président Amir Redjem.

Jusqu’à l’immatriculation, les engagements sont souscrits au nom et pour le compte de la société en formation, conformément à l’article L. 210-6 du code de commerce. Ils seront repris de plein droit par la société lors de son immatriculation, laquelle emportera reprise rétroactive. Les mentions d’identification complètes figurent dans les mentions légales et y sont mises à jour dès l’attribution des numéros.

Toute correspondance relative au contrat est adressée à contact@byusage.com.

Les termes ci-dessous ont, dans les présentes, le sens qui leur est donné ici, qu’ils soient employés au singulier ou au pluriel.

• Éditeur. ByUsage, désignée à l’article 2.
• Client. La personne morale, ou la personne physique agissant à titre professionnel, qui souscrit un abonnement.
• Entreprise. Chaque entité juridique employeuse déclarée par le client dans la plateforme, identifiée par son numéro unique d’identification et ses établissements.
• Compte. L’accès nominatif d’une personne physique à la plateforme, rattaché à une entreprise et à une seule, dans les conditions de l’article 12.
• Utilisateur. Toute personne physique qui accède à la plateforme sous l’autorité du client, quel que soit son rôle.
• Salarié inscrit. Toute personne physique inscrite à l’effectif d’une entreprise dans la plateforme, dans les conditions de l’article 17.
• Plateforme. L’application accessible à l’adresse payroll.byusage.com, ses interfaces, son moteur de calcul, ses interfaces de programmation et sa documentation.
• Espace de consultation. L’espace dans lequel les bulletins sont mis à disposition des salariés inscrits, dans les conditions des articles 8 et 24.
• Abonnement. Le droit d’usage de la plateforme souscrit pour une entreprise déterminée, par période mensuelle.
• Période. Le mois civil, qui sert d’unité de facturation et de reconduction.
• Données du client. L’ensemble des informations saisies par le client et ses utilisateurs dans la plateforme, et celles que la plateforme en produit, y compris les bulletins, les déclarations, les fichiers de virement et les journaux.

Le contrat est formé des documents suivants.

1. L’annexe de sous-traitance conclue au titre de l’article 28 du règlement général sur la protection des données, lorsqu’elle est signée.
2. Les présentes conditions générales.
3. La politique de confidentialité de ByUsage Payroll.
4. La page des tarifs, dans sa version en vigueur au jour de la souscription ou de la reconduction.

En cas de contradiction entre ces documents, ils prévalent dans l’ordre de cette énumération. Pour une même question, la stipulation la plus spéciale l’emporte sur la plus générale.

La création d’un compte, l’ouverture d’un abonnement et l’usage de la plateforme valent acceptation sans réserve des présentes conditions. Cette acceptation est horodatée et conservée dans la piste d’audit.

La personne qui souscrit déclare disposer du pouvoir d’engager le client. Elle déclare être régulièrement habilitée à traiter, pour son compte, les données de paie de ses salariés. Le client garantit l’éditeur contre toute contestation portant sur ce pouvoir.

Le client s’assure que chacun de ses utilisateurs respecte les présentes conditions. Il répond de leurs actes comme des siens.

La plateforme est un logiciel de paie. Elle couvre la collecte des variables, le calcul des bulletins par application des règles légales et des conventions collectives couvertes, l’édition du bulletin et sa mise à disposition dans l’espace de consultation, la production du fichier de déclaration sociale nominative et de ses signalements au format de la norme en vigueur, leur dépôt sous le compte déclaratif du client et le relevé des retours du portail, la préparation de la déclaration préalable à l’embauche, la production du fichier de virement au format SEPA et la restitution du journal de paie.

Le dépôt des déclarations s’effectue sous le compte déclaratif du client, qu’il confie à la plateforme et retire quand il le veut, dans les conditions de l’article 10. L’exécution des virements auprès de la banque relève du client, dans les conditions de l’article 8. La plateforme produit le fichier de virement, elle ne le transmet à aucun établissement bancaire.

L’éditeur fournit l’outil, le moteur de calcul et la mise à jour légale et conventionnelle qui le tient à jour. Cette veille est comprise dans l’abonnement et n’est pas une option.

Le service est fourni à distance, en mode hébergé. Aucun logiciel n’est installé chez le client. L’accès requiert une connexion à internet et un navigateur à jour, dont le client fait son affaire.

Le moteur applique les règles légales de la paie à toute entreprise établie en France. Au-delà de ce droit commun, les conventions collectives suivantes sont modélisées et calculées comme telles. Cette liste est limitative.

• Hôtels, cafés et restaurants, IDCC 1979 et 1266.
• Bâtiment et travaux publics, IDCC 1596, 1597, 2420, 2609 et 3212.
• Sport, IDCC 2511.
• Cabinets d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, IDCC 0787.
• Optique, IDCC 1431.
• Prestataires de services du secteur tertiaire, IDCC 2098.

Pour toute autre convention, le calcul applique le droit commun. La convention déclarée est identifiée par son numéro IDCC, portée sur le bulletin et reprise dans la déclaration, sans que ses stipulations propres soient calculées automatiquement. Il appartient au client de les saisir comme éléments variables et d’en vérifier l’effet sur le bulletin.

Le client vérifie, avant de souscrire, que ce partage lui convient. Le paramétrage repose sur l’identifiant de convention collective déclaré par le client, qui en garantit l’exactitude ainsi que celle de la classification et du coefficient de chaque salarié.

Cette liste évolue. Le retrait d’une convention suit l’article 27. Aucune veille n’est due sur un accord d’entreprise, un usage, un engagement unilatéral ou une décision de l’employeur.

Les exclusions suivantes sont déterminantes du consentement de l’éditeur et de l’économie du prix.

• Ce n’est pas un cabinet. L’éditeur n’exerce aucune activité réservée à la profession d’expert-comptable au sens de l’ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945. Il ne tient pas la comptabilité générale du client et ne révise pas ses comptes.
• Ce n’est pas un mandat. L’éditeur n’intervient pas comme mandataire du client auprès des organismes de protection sociale, de l’administration fiscale ou de tout tiers, sauf mandat distinct, écrit et exprès.
• Ce n’est pas du conseil. Aucun conseil juridique, social, fiscal ou de gestion personnalisé n’est délivré. L’aide contextuelle et le support portent sur l’usage de l’outil.
• Ce n’est pas un service de paiement. Le fichier de virement est remis au client, qui le transmet à sa banque et l’exécute sous sa seule responsabilité. L’éditeur ne détient, ne reçoit et ne transfère aucun fonds.
• Ce n’est pas un service de coffre-fort numérique au sens de l’article L. 137 du code des postes et des communications électroniques. L’espace de consultation met les bulletins à disposition pendant la durée de l’abonnement, dans les conditions de l’article 24, sans souscrire les garanties de récupération et de conservation propres à ce service réglementé.
• Ce n’est pas un SIRH complet. Le recrutement, les entretiens, la formation et la gestion des talents ne sont pas couverts.

Le client demeure l’employeur et reste seul responsable de ses bulletins, de ses déclarations et de ses obligations sociales. Il conserve l’entière maîtrise des décisions de gestion, de rémunération, de classification, de rupture et de tout élément susceptible d’affecter la paie.

Aucun bulletin, aucune déclaration et aucun fichier de virement n’est émis sans une validation explicite du client. Cette validation est nominative, horodatée et conservée dans la piste d’audit. Elle matérialise la décision de l’employeur et lui est opposable.

L’éditeur n’est jamais partie au contrat de travail. Ce contrat lie le client et son salarié. Un différend portant sur un montant, un congé, une classification, une absence ou une rupture se règle entre eux. L’outil fournit les pièces et la piste d’audit, il ne tranche pas et ne répond pas du différend.

La déclaration sociale nominative, ses signalements d’événements et la déclaration préalable à l’embauche sont produits par la plateforme au format de la norme en vigueur, contrôlés rubrique par rubrique et archivés. Une déclaration dont une rubrique obligatoire manque n’est pas déposée.

Le dépôt s’effectue sous le compte du client. Le client inscrit son entreprise auprès du portail déclaratif, y désigne un déclarant, et confie à la plateforme le numéro d’établissement, le nom, le prénom et le mot de passe de ce compte. La plateforme dépose alors chaque déclaration sous ce compte et pour le compte du client, puis relève les retours du portail et les range avec la déclaration. Le client demeure le déclarant et l’employeur. Il retire ces identifiants quand il le veut, depuis son espace. Aucune déclaration ne part tant qu’aucun compte n’est confié, ni après son retrait, et le fichier reste téléchargeable pour un dépôt à la main.

• Les identifiants du compte déclaratif sont scellés en base et ne ressortent jamais. Ils ne servent qu’au dépôt des déclarations du client et au relevé de leurs retours, à aucune autre fin.
• Le client valide les bulletins du mois. La déclaration s’établit sur ces bulletins, et le client la consulte avant comme après son dépôt. La référence du dépôt, l’accusé de réception, le bilan d’anomalies et le compte rendu métier sont conservés avec elle.
• Les délais légaux de dépôt et de paiement lui incombent, y compris lorsqu’un contrôle d’anomalie signale une correction à apporter.
• Le client fournit et tient à jour les éléments qu’il est seul à détenir, notamment le taux accident du travail notifié par l’organisme compétent, le taux de prélèvement à la source transmis par l’administration fiscale, les identifiants de déclaration et les cumuls repris.
• L’éditeur applique le taux de prélèvement à la source transmis, ou à défaut le taux neutre. Le client demeure collecteur et débiteur de la retenue.
• L’indisponibilité, le rejet ou l’évolution des services d’un tiers ne constitue pas un manquement de l’éditeur, qu’il s’agisse d’un organisme destinataire, d’un portail déclaratif ou d’une banque.

Le client désigne au moins un administrateur, responsable de la création des comptes, de l’attribution des rôles et du retrait des accès. Il garantit l’exactitude des informations fournies et la confidentialité des identifiants.

Toute action réalisée depuis un compte est réputée effectuée par son titulaire. Le client informe l’éditeur sans délai de toute perte, divulgation ou utilisation non autorisée d’un identifiant, à l’adresse de contact. Jusqu’à cette information, les conséquences de l’usage du compte lui incombent.

L’éditeur peut imposer des exigences de robustesse des mots de passe, ainsi qu’une expiration des sessions inactives, une durée maximale de session et des mesures de limitation de débit. Ces mesures relèvent de la sécurité du service et ne constituent pas une modification substantielle.

Le client retire sans délai les accès des personnes qui quittent ses effectifs ou changent de fonction. L’éditeur ne peut connaître ces mouvements et n’en répond pas.

Un compte est rattaché à une entreprise et à une seule. Il la déclare lui-même, avec sa raison sociale et son numéro d’établissement, ou il rejoint celle qui l’y invite. Une fois rattaché, le compte ne peut ni créer une seconde entreprise ni rejoindre celle d’un tiers. Une personne qui intervient dans plusieurs entreprises ouvre autant de comptes, avec des adresses électroniques distinctes.

L’entreprise porte son propre abonnement, son propre moyen de paiement et sa propre facture. Elle tient son propre effectif, ses propres bulletins et ses propres déclarations. Les données de chaque entreprise sont cloisonnées, et l’accès d’un compte ne dépasse jamais la sienne.

La franchise d’essai s’apprécie au niveau du compte et de l’entreprise, dans les conditions de l’article 15.

Le client et ses utilisateurs s’interdisent, directement ou par l’intermédiaire d’un tiers, les comportements suivants.

• Utiliser la plateforme pour le compte d’un tiers, la revendre, la louer. La mettre à disposition en centre de services ou en faire un usage mutualisé au bénéfice d’entreprises qui ne sont pas déclarées au contrat.
• Reproduire, adapter, traduire, décompiler ou désassembler la plateforme, hors des cas impérativement autorisés par l’article L. 122-6-1 du code de la propriété intellectuelle, ni tenter d’en découvrir le code source ou la logique interne.
• Extraire, par un automate ou autrement, tout ou partie substantielle des interfaces, des contenus ou des bases de données de la plateforme.
• Contourner ou tenter de contourner les limitations techniques, les contrôles d’accès, le cloisonnement entre entreprises, les quotas ou la limitation de débit.
• Introduire un code malveillant, porter atteinte à l’intégrité, à la disponibilité ou à la confidentialité du service, ou charger la plateforme au-delà d’un usage normal.
• Saisir des données manifestement fausses, injurieuses, illicites, ou sans lien avec la gestion de la paie des entreprises déclarées.
• Utiliser le service en violation d’une réglementation applicable, notamment en matière de droit du travail, de sécurité sociale, de protection des données ou de sanctions internationales.
• Publier une comparaison, une évaluation de performance ou un classement portant sur la plateforme sans l’accord écrit préalable de l’éditeur.

Le manquement à ce qui précède autorise la suspension immédiate prévue à l’article 23, sans préjudice de tout autre droit.

L’accès aux interfaces de programmation est soumis à des quotas et à une limitation de débit. L’éditeur les détermine et les ajuste pour préserver la disponibilité du service pour l’ensemble de ses clients.

Aucun test d’intrusion, audit de sécurité, analyse de vulnérabilité ou test de charge ne peut être conduit sur la plateforme sans l’accord écrit préalable de l’éditeur, définissant le périmètre, la fenêtre et les modalités de restitution.

Toute vulnérabilité découverte, y compris fortuitement, est signalée sans délai et confidentiellement à contact@byusage.com, sans être exploitée au-delà de ce qui est nécessaire à sa démonstration et sans être divulguée à un tiers avant correction.

L’abonnement d’une entreprise s’ouvre gratuitement, sans carte bancaire, sur les données réelles du client et sur l’ensemble des fonctionnalités du produit. La gratuité court jusqu’au premier jour du mois qui suit le mois prochain. Un abonnement ouvert le 10 mars est ainsi gratuit jusqu’au 1^er mai. La durée de l’essai dépend donc du jour d’ouverture, et couvre en toute hypothèse une clôture mensuelle entière.

Cet essai s’apprécie au niveau du compte. Il est consommé par le compte qui ouvre l’abonnement et ne se renouvelle pas, ni après une résiliation suivie d’une réouverture, ni en déclarant une autre entreprise.

L’éditeur peut le refuser, le raccourcir ou l’interrompre, notamment en cas de comptes multiples ouverts par une même personne ou pour une même entreprise, de fausse déclaration ou d’usage contraire à l’article 13.

Pendant l’essai, le service est fourni sans aucune garantie et la responsabilité de l’éditeur ne peut être engagée qu’en cas de faute lourde ou dolosive. Les bulletins et les déclarations produits pendant cette période engagent néanmoins le client dès lors qu’il les a validés.

À la fin de l’essai, l’abonnement se poursuit aux conditions des articles 16 et 19. Si aucun moyen de paiement n’a été enregistré à cette date, l’abonnement est mis en pause et les accès de l’entreprise sont suspendus, sans qu’aucune somme ne soit due. Il reprend dès l’enregistrement d’une carte, et les données sont retrouvées en l’état.

L’abonnement est facturé 10 € HT par siège et par mois, sans part fixe, sans montant minimum et sans frais de mise en service. Ce tarif est unique et s’applique à l’identique quel que soit le nombre de sièges. Il n’existe ni palier, ni remise de volume, ni rabais, ni ristourne, ni grille négociée. La veille légale et conventionnelle est comprise.

Le siège ne dépend pas du rôle. Toute personne à qui le client ouvre un accès à l’une de ses entreprises occupe un siège et est comptée, quel que soit le rôle qu’il lui attribue. Cela vise le propriétaire du compte, les gestionnaires de paie, les administrateurs, les managers et l’expert-comptable en accès externe, au même titre que les salariés. Le rôle se compose et se modifie librement et n’est jamais facturé en lui-même.

Les prix s’entendent hors taxes. La taxe sur la valeur ajoutée au taux en vigueur s’y ajoute. La taxe est autoliquidée par ses soins pour un client assujetti établi dans un autre État membre de l’Union européenne, à condition qu’il justifie d’un numéro de taxe sur la valeur ajoutée intracommunautaire valide. Tout autre impôt, droit ou retenue applicable au client reste à sa charge.

Est comptée toute personne présente dans une entreprise du client sur la plateforme, c’est-à-dire tout salarié inscrit à son effectif, quelle que soit la nature ou la durée de son contrat et qu’un bulletin soit établi ou non pour la période, ainsi que tout titulaire d’un accès à cette entreprise.

Un compte n’appartenant qu’à une entreprise, une personne qui intervient dans deux d’entre elles y occupe deux sièges, au titre de deux comptes distincts.

Chaque personne n’est comptée qu’une fois par mois et par entreprise. Une arrivée en cours de période est facturée immédiatement, au prorata des jours qui restent avant le premier du mois suivant. Un départ déclaré libère le siège aussitôt, n’ouvre droit à aucun remboursement ni avoir, et le nombre de sièges facturés baisse au renouvellement suivant. Annuler avant ce renouvellement le départ d’une personne déjà comptée dans le mois n’entraîne aucune facturation supplémentaire, la remplacer par une autre personne est facturé.

Le nombre de sièges retenu est celui que la plateforme constate, à partir des arrivées et des départs déclarés par le client. Il lui appartient de les tenir à jour. Le départ déclaré d’une personne ferme sa fiche sur-le-champ et aucun bulletin ne peut plus être produit pour elle. Son espace de consultation lui reste ouvert tant que l’abonnement de l’entreprise se poursuit, alors même qu’elle n’est plus facturée. Sa fermeture suit l’article 24.

Le prix peut évoluer. Toute évolution est notifiée par courrier électronique au moins trente jours avant son entrée en vigueur et ne s’applique qu’aux périodes ouvertes après cette date.

Le client qui refuse le nouveau prix peut résilier sans frais ni pénalité jusqu’à la date d’entrée en vigueur, avec effet à la fin de la période en cours. La poursuite de l’abonnement au-delà de cette date vaut acceptation.

Aucune révision rétroactive ne peut intervenir sur une période déjà facturée.

La facturation est mensuelle et intervient d’avance, le premier jour de chaque mois civil, sur le nombre de sièges constaté ce jour-là et pour le mois qui commence. Une facture est émise par entreprise. Les arrivées en cours de mois font l’objet d’un prélèvement distinct au jour de l’arrivée.

Le paiement s’effectue par prélèvement automatique sur le moyen de paiement enregistré. Il appartient au client de le maintenir valide et approvisionné, et de mettre à jour ses coordonnées de facturation.

Les opérations de paiement sont exécutées par Stripe Payments Europe, Ltd., prestataire de services de paiement du client au sens de la réglementation applicable. Les données de carte sont collectées et conservées par ce prestataire. L’éditeur n’y a pas accès et n’en conserve aucune copie.

Les factures sont émises sous forme électronique et mises à disposition dans le compte. Le client accepte ce format et fait son affaire de leur archivage au titre de ses propres obligations comptables et fiscales.

Le service est payable d’avance. Aucun délai de paiement n’est consenti, aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé.

Un prélèvement au prorata refusé n’interrompt rien. Lorsque l’ajout d’une personne en cours de mois donne lieu au prélèvement distinct prévu à l’article 19 et que celui-ci échoue, la facture correspondante est annulée sur-le-champ et l’abonnement se poursuit. Aucune somme ne reste due à ce titre.

Un renouvellement refusé ouvre les relances du prestataire de paiement. Celui-ci représente la carte selon son propre calendrier, quatre fois sur les jours qui suivent l’échéance. L’accès reste entier pendant cette période, le client est averti par le prestataire et peut mettre à jour sa carte à tout moment depuis son compte.

À l’épuisement des relances, l’abonnement prend fin de plein droit, sans mise en demeure et sans autre formalité. La facture impayée est annulée dans le même mouvement. Aucune somme ne reste due, aucune pénalité n’est appliquée et aucun recouvrement n’est engagé. Le service étant entièrement automatisé et en libre-service, le client peut rouvrir un abonnement à tout moment depuis son compte, aux conditions en vigueur ce jour-là.

La fin d’abonnement pour impayé ferme la production de la paie et la gestion de l’effectif de l’entreprise concernée. L’espace de consultation des salariés, lui, suit l’article 24. Les données ne sont ni modifiées ni supprimées pendant ce délai, et tout est rétabli dès la réouverture d’un abonnement. Le client, seul employeur et responsable de traitement, fait son affaire de l’information de ses salariés sur cette conséquence et des obligations qui lui incombent à leur égard, notamment au titre de l’article L. 3243-2 du code du travail.

Si, par exception, une somme demeurait due à l’éditeur, elle porterait des pénalités de plein droit, dès le jour suivant son exigibilité et sans mise en demeure. Ces pénalités sont calculées au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage. S’y ajoute l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante euros prévue aux articles L. 441-10 et D. 441-5 du code de commerce, sans préjudice d’une indemnisation complémentaire sur justificatifs.

Toute contestation portant sur une facture est adressée par courrier électronique à contact@byusage.com dans les trente jours de son émission, avec le détail des sommes contestées et les motifs.

Passé ce délai, la facture est réputée acceptée. Une contestation ne dispense pas du paiement des sommes non contestées et ne suspend pas les échéances suivantes.

L’éditeur répond sous quinze jours ouvrés et, s’il y a lieu, émet un avoir ou rembourse la différence.

L’abonnement est conclu sans engagement de durée. Il court par période mensuelle et se reconduit tacitement d’une période sur l’autre tant que le client ne le résilie pas.

La résiliation s’effectue à tout moment depuis le compte, ou par courrier électronique à contact@byusage.com. Elle prend effet à la fin de la période en cours, sans préavis ni indemnité. La période entamée, déjà prélevée à son premier jour, reste due et n’est pas remboursée, y compris lorsque l’effectif a diminué en cours de période.

La résiliation vaut pour l’entreprise concernée. La suppression du compte administrateur emporte résiliation de tous les abonnements qu’il porte.

Résiliation ordinaire. L’éditeur peut résilier l’abonnement moyennant un préavis de soixante jours notifié par courrier électronique, notamment s’il cesse d’exploiter le service. Les sommes payées d’avance et non consommées sont remboursées au prorata.

Résiliation pour manquement. En cas de manquement du client à l’une de ses obligations, l’éditeur peut résilier de plein droit quinze jours après une mise en demeure par courrier électronique restée sans effet, sans préjudice de dommages et intérêts.

Suspension immédiate. L’éditeur peut suspendre tout ou partie des accès, sans préavis et sans indemnité. Les cas sont une menace avérée pour la sécurité ou l’intégrité du service, un usage contraire à l’article 13, un usage illicite, une fausse déclaration, une réquisition d’une autorité, ou un échec du prélèvement dans les conditions de l’article 20. La suspension est notifiée dès qu’elle est prononcée, sauf interdiction légale, et levée dès la disparition de sa cause.

Les stipulations qui précèdent s’appliquent sous réserve des dispositions d’ordre public applicables aux procédures collectives.

Le téléchargement est permanent et en libre-service pendant toute la vie de l’abonnement. Les bulletins se téléchargent un par un, ou en archive compressée pour un salarié et toutes ses périodes. Les déclarations sociales, les déclarations préalables à l’embauche et les fichiers de virement se téléchargent dans leur format d’origine. Le journal de paie s’obtient en CSV. Rien de tout cela ne se déclenche à la résiliation et rien n’en dépend d’une demande.

À l’arrêt de l’abonnement, quelle qu’en soit la cause, chaque salarié inscrit est prévenu par courrier électronique de la date exacte de fermeture de son espace de consultation, et cet espace reste ouvert quatre-vingt-dix jours. Ce délai est celui que l’article D. 3243-8 du code du travail impose avant la fermeture d’un service de mise à disposition. Au terme de ce délai, les bulletins qu’il contient sont effacés de manière irréversible. Une reprise d’abonnement avant ce terme annule l’effacement et rouvre l’espace en l’état. Une attestation de suppression est délivrée sur demande écrite.

Les bulletins émis et les déclarations préparées demeurent par ailleurs scellés six ans dans un stockage verrouillé, au titre de l’article L. 3243-4 du code du travail. Pendant ce terme, ils ne peuvent être ni modifiés ni supprimés, y compris par l’éditeur, et ils ne sont pas servis par l’espace de consultation. Une copie en est délivrée sur demande écrite du client.

L’obligation de tenir les bulletins à disposition pendant cinquante ans, ou jusqu’aux soixante-quinze ans du salarié, pèse sur l’employeur au titre des articles L. 3243-2 et D. 3243-8 du code du travail. Elle ne se transfère pas à l’éditeur, qui héberge le temps de l’abonnement. Il appartient au client de télécharger et de conserver ses pièces, et d’informer ses salariés de la fermeture de l’espace de consultation.

Un compte qui ne porte aucun abonnement actif pendant douze mois consécutifs est supprimé, ainsi que les données qu’il détient encore. La suppression intervient après un préavis de trente jours notifié par courrier électronique à l’adresse enregistrée. Cette suppression relève de la limitation de conservation prévue par la réglementation sur la protection des données.

L’éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service, dans le cadre d’une obligation de moyens.

Les opérations de maintenance planifiées sont annoncées à l’avance. Elles sont évitées entre le 25 du mois et le 5 du suivant, période de production des bulletins et de dépôt des déclarations. Une intervention d’urgence, notamment de sécurité, peut intervenir à tout moment et sans préavis.

Aucun engagement chiffré de disponibilité n’est souscrit au titre des présentes. Une convention de service distincte, assortie d’indicateurs et de remèdes, est proposée au-delà de deux cents salariés inscrits.

Ne sont pas imputables à l’éditeur les indisponibilités tenant à

• la connexion, le poste, le navigateur, le réseau ou la configuration du client,
• un fournisseur tiers, un opérateur de télécommunications, un portail déclaratif, un organisme social, une banque ou un prestataire de paiement,
• une suspension prononcée dans les conditions de l’article 23 ou un cas de force majeure,
• un usage non conforme aux présentes ou à la documentation.

Le service est fourni dans sa version en vigueur. L’éditeur l’améliore, le corrige et le fait évoluer. Il peut ajouter, modifier ou retirer des fonctionnalités, notamment pour tenir compte d’une évolution légale, réglementaire, conventionnelle ou technique.

Le retrait d’une fonctionnalité essentielle est annoncé trente jours avant sa prise d’effet et ouvre au client un droit de résiliation sans frais jusqu’à cette date. Le retrait d’une convention collective de la liste de l’article 7 suit la même règle.

Les fonctionnalités présentées comme expérimentales ou en test sont fournies en l’état, sans garantie, et peuvent être retirées à tout moment.

Le support est assuré par courrier électronique, en langue française, les jours ouvrés, avec une réponse sous vingt-quatre heures ouvrées. Ce délai porte sur la première réponse et non sur la résolution.

La reprise des cumuls et des compteurs en cours d’exercice est accompagnée, sans frais.

Sont exclus du support

• le conseil social, juridique ou fiscal, l’interprétation d’une convention collective et l’arbitrage d’une situation individuelle,
• la saisie et la validation à la place du client, qui relèvent de sa responsabilité d’employeur,
• la formation des utilisateurs, l’intervention sur le poste du client et le développement spécifique,
• la correction d’une anomalie causée par une donnée erronée fournie par le client.

Le client s’oblige à ce qui suit et le déclare exact.

• Fournir des données exactes, complètes et à jour, dont dépend l’exactitude des bulletins, notamment la convention collective applicable, les contrats, les taux accident du travail, les taux de prélèvement à la source, les mandats de prélèvement et les cumuls repris.
• Contrôler et valider chaque bulletin, chaque déclaration et chaque fichier de virement avant émission, et vérifier les retours des organismes.
• Respecter ses obligations d’employeur, notamment en matière de durée du travail, de rémunération minimale, d’égalité de traitement et de remise du bulletin.
• Informer ses salariés du traitement de leurs données dans la plateforme et respecter ses obligations de responsable de traitement, y compris l’information et l’exercice des droits.
• Consulter, le cas échéant, les instances représentatives du personnel préalablement à la mise en place de l’outil, lorsque la loi l’impose.
• Télécharger et conserver ses pièces au titre de ses obligations légales de conservation.
• Ne pas se prévaloir auprès de tiers d’un avis, d’une validation ou d’une garantie de l’éditeur sur une situation individuelle.

Les données du client demeurent sa propriété exclusive. L’éditeur n’acquiert aucun droit sur elles.

Le client concède à l’éditeur, pour la seule durée nécessaire à l’exécution du contrat, une licence non exclusive d’héberger, de reproduire, de traiter, de transmettre et d’afficher ces données. Cette licence vaut aux seules fins de fournir le service, de l’exploiter, de le sécuriser et de répondre aux demandes de support.

Ces données ne sont jamais revendues, louées, cédées, utilisées à des fins publicitaires, ni employées pour entraîner un modèle d’apprentissage automatique.

Le client garantit qu’il dispose de tous les droits et de toutes les bases légales nécessaires pour confier ces données à l’éditeur et pour lui donner les instructions de traitement correspondantes.

L’éditeur peut produire et exploiter des statistiques agrégées et anonymisées portant sur l’usage du service, à des fins d’exploitation, d’amélioration et de communication. Ces statistiques ne permettent d’identifier ni le client, ni une entreprise, ni une personne physique. Elles ne comportent aucune donnée de rémunération individuelle. Elles ne constituent pas des données du client au sens de l’article 30.

La plateforme demeure la propriété exclusive de l’éditeur ou de ses concédants. Son code, ses interfaces, son moteur de calcul, ses bases de données, ses contenus, sa documentation, ses marques et ses logos le demeurent également. Aucune disposition des présentes n’emporte cession de droit.

L’éditeur concède au client, pour la durée de l’abonnement, un droit d’usage personnel, non exclusif, non cessible et non sous-licenciable de la plateforme, limité à ses besoins internes et aux entreprises déclarées au contrat. Ce droit prend fin de plein droit à la fin de l’abonnement.

Le client s’interdit de supprimer ou d’altérer les mentions de propriété. Il s’interdit d’utiliser les marques de l’éditeur autrement que pour désigner le service dans le cadre de son usage interne.

Toute suggestion, idée d’amélioration, remontée d’anomalie ou proposition d’évolution transmise par le client ou l’un de ses utilisateurs peut être librement exploitée par l’éditeur, sans contrepartie, sans obligation de mise en œuvre et sans limitation de durée ni de territoire. Le client cède à l’éditeur, à titre gratuit, l’ensemble des droits patrimoniaux susceptibles d’exister sur ces retours.

Chaque partie tient confidentielle toute information non publique reçue de l’autre à l’occasion du contrat. Elle la protège avec le même soin que ses propres informations confidentielles et ne l’utilise que pour l’exécution du contrat. Cette obligation vaut pendant la durée du contrat et cinq ans après son terme.

Sont exclues les informations déjà publiques sans manquement, celles détenues avant leur communication, celles reçues d’un tiers non tenu au secret et celles développées de manière indépendante. Une communication imposée par la loi ou par une autorité est licite. La partie tenue de la faire en informe l’autre lorsque cela lui est permis.

Les données personnelles ne relèvent pas du présent article mais de l’article 35 et de la politique de confidentialité.

Pour les données traitées dans la plateforme, le client est responsable de traitement et l’éditeur sous-traitant au sens de l’article 28 du règlement général sur la protection des données. Le traitement est décrit dans la politique de confidentialité, dont l’annexe de sous-traitance fait partie intégrante du contrat.

Un accord de sous-traitance signé est conclu à la demande, et systématiquement au-delà de cinquante salariés inscrits.

Le client autorise l’éditeur à recourir aux sous-traitants ultérieurs énumérés dans cette politique. Toute évolution de cette liste est notifiée avant application. Le client peut s’y opposer pour un motif légitime, en résiliant sans frais.

L’éditeur garantit, pendant la durée de l’abonnement, que

• la plateforme est substantiellement conforme à sa documentation,
• le moteur de calcul applique la réglementation en vigueur et les conventions collectives couvertes, dans leur version publiée à la date de la période traitée,
• les déclarations produites sont conformes à la norme déclarative applicable à cette même date.

Le remède principal en cas de non-conformité est la correction de l’anomalie et la régularisation des périodes concernées, dans un délai raisonnable au regard de sa nature et de son incidence, sans frais pour le client. Le client signale l’anomalie dès sa découverte et coopère à sa qualification.

Pour le surplus, et dans la limite de ce que la loi permet, le service est fourni en l’état. Il n’est pas garanti que son fonctionnement soit ininterrompu ou exempt d’erreur, ni qu’il réponde à un besoin particulier du client ou à des attentes qui ne figurent pas dans la documentation.

L’éditeur est tenu d’une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée qu’en cas de faute prouvée, et dans les limites qui suivent.

Sont exclus de toute indemnisation les dommages indirects, notamment la perte de chiffre d’affaires, de marge, de clientèle, d’image ou de chance, ainsi que les conséquences d’un redressement, d’une pénalité ou d’une condamnation qui trouve son origine dans une décision de gestion du client, dans une donnée erronée qu’il a fournie ou paramétrée, dans un défaut de validation ou de contrôle de sa part, ou dans un dépôt tardif qui lui est imputable.

En tout état de cause, la responsabilité de l’éditeur, toutes causes confondues, est limitée au montant des sommes hors taxes effectivement versées par le client au titre des douze mois précédant le fait générateur. Ce plafond ne peut être inférieur à mille euros. Lorsque plusieurs demandes procèdent d’un même fait générateur, elles sont réputées constituer un seul et même sinistre.

Ces limitations ne s’appliquent ni en cas de faute lourde ou dolosive, ni en cas de dommage corporel, ni dans les cas où la loi les prohibe. Elles ne privent pas de sa substance l’obligation essentielle de l’éditeur. Celle-ci demeure la fourniture d’un moteur conforme et sa correction en cas d’anomalie.

Conformément à l’article 2254 du code civil, toute action fondée sur le contrat se prescrit par un an à compter du jour où la partie qui l’exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer.

Le client garantit l’éditeur contre toute réclamation, action, plainte ou condamnation émanant d’un salarié, d’un ancien salarié, d’un organisme, d’une administration, d’un représentant du personnel ou de tout tiers. Cette garantie joue dès lors que la réclamation trouve son origine dans les données qu’il a fournies, dans ses paramétrages, dans ses validations ou dans ses décisions de gestion. Elle joue aussi lorsque la réclamation trouve son origine dans le manquement à l’une de ses obligations d’employeur ou de responsable de traitement. Cette garantie couvre les condamnations, les frais de défense et les frais irrépétibles exposés par l’éditeur.

L’éditeur garantit le client contre toute action fondée sur la contrefaçon d’un droit de propriété intellectuelle du fait de la plateforme. Le client doit l’informer sans délai de l’action, lui en laisser la direction et coopérer à sa défense.

L’éditeur pourra, à son choix, obtenir le droit de poursuivre l’usage, ou modifier ou remplacer l’élément en cause. Il pourra aussi résilier l’abonnement en remboursant les sommes payées d’avance et non consommées.

La garantie ne joue pas lorsque l’action résulte d’un usage non conforme au contrat ou à la documentation, ni lorsqu’elle résulte d’une modification opérée par le client ou pour son compte, ni de la combinaison de la plateforme avec des éléments non fournis par l’éditeur, ou des données du client.

Aucune partie n’est responsable d’un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du code civil et de la jurisprudence des juridictions françaises.

Sont notamment considérés comme tels, lorsqu’ils réunissent les caractères de la force majeure, une catastrophe naturelle, un incendie, une inondation, une épidémie, un conflit armé, un acte de terrorisme, une grève générale, une décision d’une autorité publique, une panne générale d’électricité ou de télécommunications, une défaillance généralisée d’un opérateur de réseau, ainsi qu’une attaque informatique d’une ampleur telle que les mesures de sécurité de l’article 16 de la politique de confidentialité n’auraient pas permis de l’éviter.

Les obligations sont suspendues pendant la durée de l’événement. Si elle excède soixante jours, chaque partie peut résilier de plein droit par notification écrite, sans indemnité.

L’éditeur peut céder ou transférer le contrat en informant le client, notamment dans le cadre d’une opération de fusion, d’apport, de cession d’activité ou de changement de contrôle. Celui-ci ne peut céder ni transférer le contrat, à quelque titre que ce soit, sans l’accord écrit préalable de l’éditeur. L’éditeur ne peut le refuser sans motif légitime.

L’éditeur peut recourir à des sous-traitants pour l’exécution du contrat. Il demeure responsable de leur exécution à l’égard du client. Les sous-traitants qui traitent des données personnelles sont soumis à l’article 35 et énumérés dans la politique de confidentialité.

Chaque partie s’interdit de solliciter ou d’embaucher, directement ou par personne interposée, un collaborateur de l’autre partie ayant participé à l’exécution du contrat, pendant sa durée et douze mois après son terme. En cas de manquement, la partie défaillante verse à l’autre une indemnité forfaitaire égale à douze mois de la rémunération brute du collaborateur concerné. La présente clause ne s’applique pas à une candidature spontanée faisant suite à une offre publique d’emploi.

L’éditeur peut citer la dénomination sociale et le logo du client parmi ses références commerciales, sur son site et dans ses documents de présentation, à l’exclusion de toute donnée chiffrée et de tout élément confidentiel. Le client peut s’y opposer à tout moment, sans motif, par simple demande adressée à contact@byusage.com, et le retrait intervient dans les trente jours.

L’éditeur peut modifier les présentes conditions. Toute modification substantielle est notifiée par courrier électronique trente jours avant son entrée en vigueur.

Le client qui la refuse peut résilier sans pénalité jusqu’à cette date, avec effet à la fin de la période en cours. La poursuite de l’usage du service au-delà vaut acceptation de la version modifiée.

Les modifications imposées par une évolution légale, réglementaire ou conventionnelle, ainsi que celles qui sont favorables au client, s’appliquent sans délai.

La version applicable à une période donnée est celle publiée sur cette page au premier jour de cette période. La date de dernière mise à jour figure en tête.

Les notifications relatives au contrat sont valablement adressées par courrier électronique, à l’adresse enregistrée dans le compte pour le client, et à contact@byusage.com pour l’éditeur. Elles sont réputées reçues le premier jour ouvré suivant leur envoi. Le client maintient cette adresse valide et relevée. Une information portée dans la plateforme, sur un écran que le client doit nécessairement consulter, vaut également notification.

Les parties conviennent que les enregistrements produits par les systèmes de l’éditeur font foi entre elles jusqu’à preuve contraire, conformément à l’article 1356 du code civil.

Sont notamment concernés les journaux de connexion, la piste d’audit et l’horodatage des validations, ainsi que les traces de dépôt des déclarations, les échanges de courrier électronique et les acceptations recueillies en ligne. Ces éléments sont conservés dans des conditions propres à en garantir l’intégrité et sont admissibles comme mode de preuve.

Le client déclare ne faire l’objet d’aucune mesure de gel des avoirs, ni d’aucune sanction internationale prononcée par l’Union européenne, la France ou une autorité compétente. Il déclare ne pas utiliser le service au profit d’une personne qui en ferait l’objet. Il s’engage à respecter la réglementation applicable en matière de lutte contre la corruption et le blanchiment. Tout manquement autorise la suspension immédiate et la résiliation de plein droit prévues à l’article 23.

• Nullité partielle. Si une stipulation est déclarée nulle, non écrite ou inapplicable, les autres conservent leur plein effet. Les parties lui substituent une stipulation valable poursuivant le même but.
• Absence de renonciation. Le fait de ne pas se prévaloir d’un manquement ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.
• Intégralité. Le contrat exprime l’intégralité de l’accord des parties et remplace tout échange antérieur portant sur le même objet.
• Indépendance. Les parties sont des contractants indépendants. Le contrat ne crée ni société, ni mandat, ni représentation, ni relation de travail.
• Langue. Le contrat est rédigé en français. En cas de traduction, la version française prévaut.
• Titres. Les intitulés des articles ne servent qu’à la lecture et n’en affectent pas l’interprétation.
• Survie. Les articles 24, 30, 31, 32, 33, 34, 37, 38, 42, 46 et 49 survivent à la fin du contrat, pour la durée qui leur est propre.

Toute réclamation est adressée à contact@byusage.com. Les parties recherchent une solution amiable pendant trente jours à compter de la réception de la réclamation. Elles peuvent convenir d’une médiation conventionnelle, dont les frais sont partagés par moitié.

Les présentes conditions et le contrat qu’elles régissent sont soumis au droit français, à l’exclusion de ses règles de conflit de lois et de la convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises.

À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à leur formation, leur interprétation, leur exécution ou leur cessation relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Paris, ressort du siège social de l’éditeur. Cette compétence vaut y compris en cas de référé, de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Cette attribution de compétence est expressément acceptée par le client, professionnel au sens de l’article 1^er des présentes.